Çıkış Görüşmelerini İlerleme İçin Kullanmak

Ayrılırken hiçbir kapıyı tamamen kapamak istemeseler de, kaybedeceği bir işi olmayınca çalışanlar dürüstçe işleri, müdürleri veya bölümleriyle ilgili sıkıntılarını dile getirebilirler. Bu sıkıntıların bir kısmı taraflı görüşler veya kişisel sürtüşmeler olabilir ancak geri kalanı şirketteki problemleri gözler önüne serer. Örneğin, mobbing'le karşılaşan çalışanların bir kısmı çıkış görüşmelerinde yaşadıkları baskı ve dışlamalardan bahsederler. Ayrılan kişi geride kalan ve benzer davranışlara maruz kalan çalışma arkadaşlarını korumak ve kendi karşılaştığı haksızlıkların tekrarlanmamasını sağlamak için insan kaynakları veya ilgili şirket yöneticilerine durumu aktarır. Şirket yönetiminin üstüne düşen ise, mobbing yapanları cezalandırmak ve şirkette yeniden verimli ve huzurlu bir çalışma ortamı yaratmaktır.

Çıkış görüşmelerinde sadece olumsuzluklar değil, şirketin çalışanları tarafından takdir edildiği yönleri de ortaya çıkar. Şirket yönetiminin olayları artı ve eksileriyle çalışanların gözüyle görmesine yardımcı olur.

Değer verdiğiniz bir çalışanınızla çıkış görüşmesi yaptığınızda o çalışanı kazanmak için çok geç olabilir. Ancak, ayrılan kişiden alacağınız geribildirimler bundan sonra almanız gereken önlemlere ve stratejik kararlara temel oluşturacaktır. Üretken bir çalışanınızı rahatsız eden, motivasyonunu azaltan ve işten ayrılmasına sebep olan nedenler diğerleri için de geçerlidir. Şirkette süregelen sıkıntıları tespit edip çözümler üretmeye başlarsanız, hem çalışanlarınıza verdiğiniz önemi gösterir, hem de daha verimli bir çalışma ortamı için zemin hazırlarsınız. Tabii ki ideal dünyada şirketiçi problemlerin saptanması çıkış görüşmelerine kalmamalı, her seviyeden çalışan yöneticilere ve İK uzmanlarına problemlerini dile getirebilmelidir. Gerek performans değerlendirmelerinde gerek yöneticilerle ikili görüşmeler ve bölüm toplantılarında çalışanların sıkıntılarına değinilmelidir. Büyük küçük hiçbir problem kişilerin çabası olmadan kendiliğinden çözülmez. Genellikle tam aksine problemler kulak arkası edildikçe büyür.

Çıkış Görüşmeleri Yüzyüze Yapılmalı

Çıkış görüşmeleri çoğu zaman yüzyüze bir IK personeli tarafından yürütülür,  ancak kimi kurumsal şirketler yazılı anketler veya internet üzerinden soru-cevaplar yardımıyla işten ayrılan personelin şirketteki deneyimini değerlendirmesini isterler. Yüzyüze görüşmeler herzaman detaylı bilgi almak, çalışanın samimi görüşlerine ulaşmak için daha etkili bir yoldur. Görüşmeyi yürüten IK personeli gerektiğinde şablon soruların dışına çıkarak kişinin problemlerini, şirket departman ve yöneticilere yönelik sıkıntıları su yüzüne çıkarabilir. Net olmayan cevapların üstüne gitmek, kişinin tam olarak neyi kastettiğini öğrenmek ancak birebir konuşmayla ortaya çıkacaktır. Görüşmeleri IK personelinin yürütmesinin de dezavantajı ayrılan kişinin şirketle tamamen köprüleri yakmak istemeyip diplomatik davranmasıdır. Bu durumu dikkate alan bazı şirketler tarafsız üçüncü partilerden destek alırlar.
Doğru yürütüldüğünde çıkış görüşmeleri insan kaynaklarının organizasyonunu geliştirme konusunda en zengin bilgi kaynağıdır. Aynı iş görüşmelerinde olduğu gibi, görüşmenin formatı havadan sudan bir sohbetle başlayıp spesifik sorulara doğru ilerlemelidir. Kişinin samimiyetle içini dökmesi için rahat bir ortamın oluşturulması önemlidir. Kişinin kimseden çekinmeden dürüst ve açık konuşabileceği görüşmenin başında dile getirilmelidir. Söyledikleri varolan problemlerin giderilmesine, şirket yönetiminin kendini geliştirmesine yardımcı olacaktır.

Çıkış Görüşmesinin Amacı Çalışanın Gerçekten Neden Ayrıldığını Bulmaktır

İşinden ayrılan birine neden ayrıldığını sorduğunuzda alacağınız cevap çoğunlukla benzerdir: maaş, yan imkanlar, çalışma saatlerinin daha iyi olduğu bir iş bulduklarından ayrılırlar. Ancak, sizin çıkış görüşmesinde öğrenmek istediğiniz neden bunlar değildir. Sizin öğrenmek istediğiniz çalışanınızı iş ilanlarına bakmaya iten sebeptir. Neden sonra çalışanınız yeni iş fırsatlarını kollamaya başlamıştır? Şirkette kendisini mutsuz eden nedir?
Peki, kişinin gerçekten neden şirketten ayrıldığını, bir diğer deyişle, şirkette çalışanın çektiği sıkıntıyı öğrendiniz. IK yönetiminin asıl görevi burada başlar. Şimdi bu bilgiyle ne yapacaksınız? Çoğu şirket bu bilgiyi üzerinde 'ÇIKIŞ GÖRÜŞMELERİ' yazan bir dosyaya koyar ve o dosya bir ayrılan daha oluncaya kadar açılmaz. Eğer çıkış görüşmelerinde edinilen bilgilerle ne yapılacağı konusunda bir stratejiniz yoksa ve şirketinizde çalışanların memnuniyetsizliğini arttıran problemlerle mücadele etme niyetinde değilseniz, boşuna çıkış görüşmelerine para ve zaman harcamayın.  Ayrılan çalışanlarınızın söylediklerini araştırın, doğruluğunu teyit edin ve sorunları gidermek için harekete geçin.
Ancak o zaman değerli çalışanların daha uzun süre şirkette kalmalarını sağlamak ve şirketi çalışanlarıyla beraber daha iyi noktalara taşımak mümkün olacaktır.

Çıkış Görüşmelerinde Neler Sorulmalı?

Ayrılma sebebiniz nedir?
Neden şirketten ayrılmaya karar verdiniz?
Sizi yeni bir iş aramaya ne itti?
Ayrılma kararını vermeden önce sıkıntı ve endişelerinizi şirketten biriyle paylaştınız mı?
Ayrılma kararınızda spesifik bir olayın etkisi oldu mu?

Sizi Ne Mutlu Eder?

Yeni işiniz teklif edildiğinde işi kabul etmenizi sağlayan kriterler nelerdi?
Şirketimizle ilgili hangi şartlar veya özellikler sizin için önemli?
Şirketimizle ilgili nelerin farklı olmasını isterdiniz?
İşinizin en sevdiğiniz tarafı neydi?
İşinizin en sevmediğiniz tarafı neydi? İşinizle ilgili ne değiştirmeyi isterdiniz?

Yönetimle İlgili Düşünceleriniz Neler?

Yönetimin kalitesi birçok çalışan için çok önemlidir. Yöneticinizle aranız nasıldı?
Yöneticiniz yönetim tarzını geliştirmek için neler yapabilir?
Şirkette yönetim ve liderlik konularıyla ilgili ne düşünüyorsunuz?
İşe alım görüşmelerinde iş tanımınız ve sorumluluklarınız size doğru bir şekilde aktarıldı mı?
Hedefleriniz net bir şekilde verildi mi? Sizden ne beklendiğini tam olarak biliyor muydunuz?
Günlük performansınızla ilgili yeterli geribildirim aldınız mı?
Şirketin misyonuna ve hedeflerine vakıf olup, kendinizi bu misyonun bir parçası hissettiniz mi?
Şirket yönetimi sizin kişisel ve profesyonel gelişiminiz ve kariyer hedeflerinizle ilgilendi mi?
İşinizde başarılı olmak için yeterli kaynaklara ve desteğe sahip miydiniz?
Şirketiçi motivasyon nasıldı?

Şirketi Geliştirmek İçin Önerileriniz Neler?

Daha iyi bir çalışma ortamı yaratmak için bize ne tavsiye edersiniz?
Sizce şirketimizde başarılı olabilecek kişinin nitelikleri ve karakter özellikleri neler olmalı?
Sizin yerinize başlayacak kişinin nitelikleri ve yetkinlikleri neler olmalı?
Maaş, yan haklar, prim sistemi gibi konularda düşünceleriniz neler?
Gelecekte şirketimizde çalışmayı düşünür müsünüz?
Çevrenize şirketimizi iyi bir işyeri olarak tavsiye eder misiniz?

 

Bu yazı Dünya Gazetesi'nin Değişim Yelpazesi köşesinde 20.03.2012 tarihinde yayınlanmıştır.