Yakın mesafe inovasyon için ne kadar kritik? Evden çalışan veya değişimli ofis kullanan şirketler inovasyonda geride mi kalacaklar?

Propinquity. İngilizce yakınlık anlamında. Hem fiziksel hem de psikolojik yakınlık. Latin kök yakın anlamına gelen prope’tan geliyor. Proximity’ye yakın bir kelime olmakla beraber Propinquity’nin daha kuvvetli bir anlamı var. 14. yüzyıldan itibaren kullanılan kelime, mesafe anlamında yakınlığın yanında, ilişki açısından yakınlığı da içine alıyor.

Pandemiyle beraber, 7 yüzyıldır net bir şekilde tanımlanmış propinquity kavramı bambaşka bir anlam kazandı -ya da anlamını yitirdi. Özellikle, ofiste yakınlık kavramı tamamıyla form değiştirdi. Aynı mekanda, aynı havayı soluyarak, aynı masayı paylaşarak, aynı ekrana bakarak, dirsek teması yaparak yakınlık kayboldu. Mekanlar sanallaştığı gibi, ilişkiler de sanallaştı. Doğrudan birbirimizle konuşamaz olduk, bilgisayar, Zoom, Teams, telefon, mesaj gibi hep aracılar oldu direkt konuşmayı filtreleyen. Evden çalışmanın zorluklarıyla savaşıp, kolaylıklarına kapıldık…  neticede, pijama üstü gömlek rutini ev-iş arası kaybolan saatlerden daha iyi geldi bir süre için. 

Virüs sosyal mesafe, karantina ve maskenin yanında, bireyselliği getirdi. Takım halinde çalışsak da, etkileşimimiz eskiye göre sınırlı. Gerçekten gerekli değilse, konuşmuyoruz. Zırt pırt arayıp rahatsız etmek istemiyoruz çalışma arkadaşımızı, yan masada çalışırken spontan gelişen geyiklere başlayamıyoruz, çünkü engeller var önümüzde, aynı alanda, zonda, frekansta değiliz. Bu mesafelerden kaynaklanan kopukluk takım çalışmamızdaki uyum ve verimliliğimize yansıyor. 

MIT Üniversitesi sosyal psikologları Festinger, Schachter ve Back’in çalışmalarına göre, fiziksel olarak yakın olmak o kişi ile yakın ilişki kurma olasılığını doğrudan etkiliyor. Bu sonucun üzerine, Yönetim Profesörü Thomas J. Allen’in çalışanları dahil ederek yaptığı çalışmada, aynı şirkette çalışan mühendisler arası mesafenin aralarındaki iletişimle doğru orantılı olduğunu göstermekte. 50 metreden uzak çalışan mühendisler arasında iletişim yok denecek kadar az.

Gene mi ofis ortamı inovasyonu körükler diyeceksiniz?

Evet ofiste beraber çalışmak inovasyonu kolaylaştıran bir faktör. Bunun en büyük sebebi de çalışanların yakınlığı. Fast Company’de yayınlanan makaleye göre, bu saptama yeni bilimsel çalışmalarla kanıtlanmış. “Distance Matters: Physical Space and Social Impact” adındaki kapsamlı çalışma, iletişim teknolojilerinin sosyal etki sağlayan yakınlık üzerine etkisini araştırmış.  50 yıl öncesinde saptanan mesafe ve sosyal etki arasındaki bağlantı iletişim teknolojilerinin gelişmişliğine rağmen halen geçerliliğini korumakta. Davranış Bilimci Jon Levy’nin dile gözlemlediği gibi, Slack, Zoom ve email çağında dahi, gözden uzak, gönülden uzak!

Aynı ofisi paylaşmak birçok etkileşimi beraberinde getiriyor. Çalışma arkadaşlarınızı sorunlarından konuşurken kulak misafiri oluyorsunuz, kahve alırken, asansörde, toplantı öncesi ve sonrasında havadan sudan konuşuyorsunuz. Bu çok da önemli görünmeyen ancak işteki sosyal etkileşiminizin önemli bir parçası olan etkileşimler gerçek zamanlı bilgi paylaşımı ve işyeri dinamikleriyle ilgili değerli ipuçları veren iletişimler. Aynı zamanda, yaratıcılığınızı hareket geçiren bir güce sahip. Yakın ilişkiler ve kurulan samimi diyaloglar sonucunda inovasyonun yolu açılmakta ve başarılı ve girişimci ruhlu bireyler farklı projeler için biraraya gelmekte. 

İnsan insana ilişki en büyük enerji kaynaklarından. Yüz yüze görüşmek, konuşmak, tüm duyularınla aynı anda olmayı dijital alternatiflerin tamamıyla yerini tutması pek de mümkün değil. Aynı amaçla hizmet eden bir grubun parçası olmak farklı bir enerjiyi fitillemekte. Yakınlığın insan ilişkileri için öneminin benzerini canlı etkinliklerle televizyon farkına benzetebilirsiniz. Bir maçı televizyonda evinizin rahatında izlemek büyük bir rahatlıktır ancak stadyumda maça gitmek taraftar olarak size bambaşka bir keyif verir. En sevdiğiniz şarkının birden radyoda karşınıza çıkması güzel bir sürprizdir ancak aynı şarkıyı sevdiğiniz şarkıcının canlı konserine giderek izlemek başka bir heyecanı ve enerjiyi beraberinde getirir. Sosyal medyada kişilerin birebirde olduklarından farklı davranmaları da buna bir örnek olabilir. Mesafe olduğunda kişilerin davranışları da değişir. 

Birçok başarılı girişimin kurucularının aylarca aynı apartmanda veya garajda çalıştıklarını ve yatıp kalktıklarını, hep aynı ortamda başka hiçbir engel tanımadan ortak amaçları için çalıştıklarını sıklıkla dinleriz.

Ken Coleman’ın Yakınlık Prensibi (Proximity Principle) de insanlar ve yerlerin fırsatların yaratılmasındakine önemine odaklanır. Doğru insanlar + Doğru Yerler = Fırsatlar. Ofiste doğru insanlarla beraber çalışmak, farklı departmanlarda kişilerle temas halinde olmak yeni fırsatları doğurur. Etkileşimler arttıkça fırsatlar da artar. 

Grup Network Etkisi Yaratır

Ofiste olmak ve beraber çalışmak yakınlık prensibi paralelinde fırsatlar yarattığı gibi, network etkisini de devreye alır. Network etkisi birşeyin kullanımı arttıkça değerinin de çoğu zaman üstel bir şekilde arttığını gösterir. Gruplar ve takımlar nezdinde bu söylem çoğu zaman doğrudur. Örneğin, kişiler belli fikirlerin üzerine konuşup düşündükçe yeni fikirler ortaya çıkar, o fikirlerin üzerine yenileri oluşturulur, kimi gruplar bu yeni fikirlere ticari bir boyut da kazandırınca orijinal değer katlanarak artar.

Tabii bu durum yarı evden çalışma yarı ofisten çalışmayı benimseyen hibrit modellerden ne kadar geçerli olur onu pandemiyle beraber bu gibi çalışma modellerini benimseyen şirketler değerlendirecekler. Herkesin birarada çalışmadığı bir ofis boş bir işyeri olacağından aynı hissi ve de tabii network etkisini vermeyecektir. Dolayısıyla, etkileşim açısından ev ofisten çok da farklı olmayacaktır. 

Pandemi süresince, çalışanların sağlığını tehlikeye atmadan nasıl network etkisi sağlanabilir, nasıl dijital çalışma şekli, insan etkileşimi lehinde dengelenebilir? Şirketlerin takım çalışmasını ve inovasyonu önünü açmak için cevaplaması gereken soruların başında gelmekte. Kısa ile orta evrene İnsan Kaynakları stratejileri hibrit, ofisten ve evden çalışma modellerini yakınlığın etkisi dikkate alarak tekrardan gözden geçirmeliler.