Datassist’in katkılarıyla 14 Ekim 2014 tarihinde Dünya Gazetesinde yayımlanmıştır.

Toplantı, toplantı, toplantı eşittir iş yetiştirememe, sıkıntı, fazla mesai. Yeter diye bağıracak gibi mi oluyorsunuz? Durun. Toplantılar sizi yönetmesin, siz onları yönetin.

Toplantılar durdurak bilmese de, ben gün sonu işimi tamamlarım diyen nadir insanlardan mısınız? Ne mutlu size… Oysa, bir çoğumuz sonuç alınamadan çıkılan, işimizle doğrudan ilgisi olmayan toplantılarla saatlerimizi boşa harcıyoruz. Gün sonunda da ya mesaiye kalıyoruz ya da ertesi güne içinden çıkılmaz bir yükle başlıyoruz. Peki ne yapabiliriz?

Fast Company yazarı Gwen Moran’a göre, çoğu uzmanın tavsiye ettiği gibi canınızı sıkan, vakit kaybı olarak gördüğünüz tüm toplantılardan kurtulmanıza imkan yok. Ancak bu durumunun üretkenliğinizi gölgelemesine engel olabilirsiniz. Nasıl mı?

Moran’ın önerileri şöyle:

Üretkenliğinizi tüketmekte tüm gün boyunca süren toplantılardan ve telekonferanslardan daha etkili bir şey yoktur. Son dönemde üretkenliği arttırmak için uzmanların görüşbirliğine vardığı trend ‘toplantılardan kurtulun’ mesajı etrafında toplanıyor. Tabii bazen içinde bulunduğunuz kurumsal kültürün veya işinizin doğası gereği toplantılardan kaçış mümkün olmayabiliyor.

Toplantıların egemen olduğu bir iş kültürünün parçasıysanız, pes etmeyin. Hâlâ zamanınızı daha etkin ve üretken bir şekilde geçirmeniz mümkün. 8 maddeli çözüm planına kulak verin:

1. Size ihtiyaç olduğundan emin olun.

Bazen toplantılara refleks olarak evet deriz, gerçekten bize ihtiyaç duyulup duyulmadığını sorgulama gereği bile duymayız.Bir toplantı olacaksa, ille de sizin de orada olmanız gerekli mi? Toplantının hangi kısımları sizi ilgilendiriyor? Eğer bir saat sürecek bir toplantının sadece 15 dakikası içinde sizin projelerinizden konuşulacaksa, toplantı akış planını öğrenin ve sadece o 15 dakikada orada olmayı deneyin. Bu sayede, geride kalan 45 dakikayı daha etkin bir şekilde geçirebilir, toplantının sizin işinizi ilgilendiren kısmıyla ilgili görüş ve geribildirimleri bizzat duyabilir ve sorulara cevap verebilirsiniz.

2. Günlük programınızı 15 dakikalık sürelere bölün.

Klasik günlük programların yaptığı gibi, gününüzü 30’ar dakikalık zaman dilimlerine bölmektense, 15 dakikalık sürelere bölün. Birden gününüz daha uzun bir günmüş hissi verecek. Daha fazla işi daha net zaman aralıkları içinde paylaştırmış olacaksınız. Sözleştiğiniz kişiler sizin onlara 15 dakikalık bir dilim ayırdığınızı bileceği gibi, toplantılar en fazla 5-10 dakikalık sarkmalara uğrayacak.Bu sayede zaman yönetimini daha etkin bir şekilde yaşamınıza geçirmiş olacaksınız. Ayrıca, günün hangi zamanlarındaki 15 dakikalık dilimleri daha üretken geçirilebildiğinize zaman içinde tanıklık edecek ve bu zaman dilimlerini öncelikli işlerinize ayırır olacaksınız.

3. Organize olun.

15 dakikalık zaman dilimlerini iş bitirdiğiniz etkili zaman dilimlerine dönüştürmek istiyorsanız, gerekli hazırlıkları önceden yapmış olmanız gerekli. Hergüne başlarken bir ‘yapılacaklar listesi’ hazırlayın ve listedeki her bir iş için yaklaşık olarak ne kadar zaman gerekeceğinizi tahmin edin. Bu planlama sayesinde gün içinde müsait olduğunuz 15 dakikaları nasıl etkin bir şekilde dolduracağınızı planlayabilirsiniz.

4. Birden fazla şeyle uğraşmaktan vazgeçin.

Bir çok şeyi bir anda yapmak iş dünyasının en büyük efsanelerinden biri. Geçtiğimiz yıllarda iş görüşmelerinde IK’cıların keyifle sordukları ve üstünde durdukları bir konuydu: Aynı anda birden fazla şeyle uğraşabilmek… Ancak bir düşünün kaçımız gerçekten belirli bir anda birden fazla şeyle birden ilgilenebiliyoruz. Yaptığımız aslında iki ila üç iş arasında hızlı geçişler yapmaktan ibaret. Tabii çoğu zaman dikkatimizi bir işe diğer işlerden daha fazla vermekteyiz. Özellikle de konu toplantılar olduğunda toplantı sırasında sizinle ilgili olmayan konular konuşulurken başka işleri yola koymak mantıklı görünebilir ancak pratikte bu davranışınız toplantının çok daha uzamasına – sizin gibi başka işlerle uğraşan başkalarının da olduğunu farz edecek olursak – ya da iş arkadaşlarınızın sizi kaba veya ilgisiz bulmasına yol açabilir. Düşünün ki size fikriniz sorulduğunda toplantıyı etkili bir şekilde dinlemediğiniz için birçok konuşulanı atlamış olacaksınız ve iş arkadaşlarınızın size konuyu tekrar açıklaması veya konuşulanları özetlemesi gerekecek. Bu durumda da, herkesin zamanını boşa harcamış olacaksınız. Toplantıları etkili hâle getirmenin en kestirme yolu toplantının kendine odaklanmak ve toplantı gündemindeki konuları birer bireretkili bir şekilde geçmektir. Toplantıyı iç rahatlığıyla bitirdikten sonra yapmanız gereken diğer işlere daha net bir zihinle konsantre olabilirsiniz.

5. Toplantı içinde çalışın.

Toplantı birçok şeyin konuşulduğu ancak hiçbir aksiyonun hayata geçirilmediği bir şey olmaktan çıksın.Mümkün olduğunca çok işi toplantı zamanı içinde aksiyona dönüştürün. Kararlar alın. İş arkadaşlarınıza görevler verin ve bu görevleri ne zaman tamamlamaları gerektiğini hemen orada toplantı esnasında kararlaştırın. Konuşulan tüm bu görevleri ve bitirmeleri gereken zamanları yazıya dökün ve toplantıya katılan herkesle paylaşın. Görevlerin net bir şekilde kişilere atanması ve bitirilme sürelerinin saptanmasına yer verilmeyen toplantıların çoğu havada kalır, herhangi bir sonuca ulaşmaz. Katılanlar için ise, zaman kaybından başka bir şey olmaz.
Toplantının iş arkadaşlarının beraber çalıştığı bir ortam olarak görülmesi daha sağlıklıdır. Bu bakış açısıyla, herkes toplantıya iş bitirmeye gelir, kararların alınması, soru ve sorunların giderilmesiyle işlerin daha hızlı ilerlemesi sağlanmış olur. Bu sayede, toplantı belirsiz projelerin tartışıldığı hiçbirşeyin sonuca bağlanmadığı bir yer olmaktan çıkar ve iş bitirilen üretken bir ortam haline gelir.

6. Kendi %20’nizi bulun.

Üretken insanların söylemine göre, günlerinin %20’sini kendilerini kimsenin bölmediği bir zaman aralığı ile geçiriyorlar. 8 saatlik mesainiz içinde 96 dakikalık konsantrasyon zamanı. Bir projeye derinlemesine odaklandığınız veya hızla 2-3 iş arasında geçiş yaptığınız, zihninizin taze olduğu bir dönem. Çalışma tarzınız ve saatlerinize göre, erken işe gelmek veya geç çıkmak gibi tercihlerde bulunabilirsiniz. Zihniniz sabah erken saatlerde açıksa, bir saat erken işbaşı yapmak size herkesten önce güne başlama şansı tanıyacaktır. Eğer sabahları birtürlü uyanamıyor, gece geç saatlerde aklınıza en parlak fikirler geliyorsa, evdeki bilgisayarınızın başında çalışmayı uygun bulabilirsiniz.

7. Saklanın

Eğer sırf ofiste bulunduğunuzdan dolayı, olmadık toplantılara katılmaya mecbur bırakılıyor ve işinizi yapamaz hale geliyorsanız, SAKLANIN.

Ofiste olmanız gereken zamanda kaybolmak patronunuzu rahatsız edebilir ancak sizin konferans odasında sessiz sakin projeniz üzerinde çalıştığınızı bilmek onu rahatlatacaktır.Görev tanımınız içinde bulunan sorumlu olduğunuz işleri toplantılar yüzünden ihmal etmeniz kabul edilemez. Buna dur demek ve işinize zaman ayırmak için gerekiyorsa bir cafe’ye gidip çalışma imkanı yaratın. Yöneticilerinizle konuşun. Unutmayın; günün sonunda kimse size toplantıya katılıp katılmadığınızı sormayacak ancak işinizi yapıp yapmadığınıza bakacaklar!

8. Patronunuzu dahil edin.

Son çare olarak toplantılar yüzünden çalışamadığınızı patronunuza söyleyebilirsiniz. Ancak bu seçeneği kendi kendinize birçok yöntem deneyip gene de başarılı olamadığınız durumda tercih edin.

Bu yazı Dünya Gazetesi'nin Değişim Yelpazesi köşesinde 14.10.2014 tarihinde yayınlanmıştır.