“Kusura bakmayın rahatsız ediyorum.”

“Tüm kabahat benim.”

“Üzgünüm.”

Bir kendi sözlerinize kulak verin ve bir de yakın çevrenize: hangi sıklıkta “kusura bakma” “özür dilerim” “pardon” gibi üzgün veya hatalı olduğunuzu gösteren sözler söylüyorsunuz ya da duyuyorsunuz? Çok sık değil mi, bir gün hatta birkaç saat geçmiyor bu özürleri kendi kulaklarınızla duymayalı. Neden? Çünkü özür dilemek çocukluğumuzdan beri en çok yaptığımız şey. Anne babamızın kızgınlığını geçirmek hatta onları mutlu etmek için ilk özür dilemeyi öğreniyoruz. Hatta çoğu zaman durum çocuklarda öyle bir noktaya geliyor ki, yaramazlıkları, hataları yapıp yapıp o sihirli iki kelimeyi söylediklerinde herşeyin silineceğini düşünüyorlar. Ebeveyinleri olarak onlara anlatmamız gereken en önemli şey özür dilediklerinde hafızaların silinmediği, zamanın geri alınmadığı, dolayısıyla yapılan hatanın ya da verilen hasarın hala orada olduğu. “Özür dilemek yerine bir daha yapma” anne-baba olarak en çok tekrar ettiğiniz söylem haline geliyor.

Bugün yöneticiler ve liderler özür dilemeye karşılarındakini anladıklarını göstermek için sıklıkla başvuruyorlar. Bizleri yöneten liderlerden empati sahibi, ilgili, hassas, çevrelerindekilere değer veren insanlar olmalarını istiyoruz, bekliyoruz. Hatta bu nitelikler duygusal zekaya sahip iyi yöneticileri diğerlerinden ayıran nitelikler olarak görülüyor. Peki, ne oluyor? Sağduyulu bir insan ve duyarlı bir yönetici olma yolunda son derece iyi niyetlerle çıktığınız bu yolda kendinizi tüm hataları üstlenirken buluyorsunuz.

“Kusura bakmayın rahatsız ediyorum.”

“Tüm kabahat benim.”

“Üzgünüm.”

Bir kendi sözlerinize kulak verin ve bir de yakın çevrenize: hangi sıklıkta “kusura bakma” “özür dilerim” “pardon” gibi üzgün veya hatalı olduğunuzu gösteren sözler söylüyorsunuz ya da duyuyorsunuz? Çok sık değil mi, bir gün hatta birkaç saat geçmiyor bu özürleri kendi kulaklarınızla duymayalı. Neden? Çünkü özür dilemek çocukluğumuzdan beri en çok yaptığımız şey. Anne babamızın kızgınlığını geçirmek hatta onları mutlu etmek için ilk özür dilemeyi öğreniyoruz. Hatta çoğu zaman durum çocuklarda öyle bir noktaya geliyor ki, yaramazlıkları, hataları yapıp yapıp o sihirli iki kelimeyi söylediklerinde herşeyin silineceğini düşünüyorlar. Ebeveyinleri olarak onlara anlatmamız gereken en önemli şey özür dilediklerinde hafızaların silinmediği, zamanın geri alınmadığı, dolayısıyla yapılan hatanın ya da verilen hasarın hala orada olduğu. “Özür dilemek yerine bir daha yapma” anne-baba olarak en çok tekrar ettiğiniz söylem haline geliyor.

Bugün yöneticiler ve liderler özür dilemeye karşılarındakini anladıklarını göstermek için sıklıkla başvuruyorlar. Bizleri yöneten liderlerden empati sahibi, ilgili, hassas, çevrelerindekilere değer veren insanlar olmalarını istiyoruz, bekliyoruz. Hatta bu nitelikler duygusal zekaya sahip iyi yöneticileri diğerlerinden ayıran nitelikler olarak görülüyor. Peki, ne oluyor? Sağduyulu bir insan ve duyarlı bir yönetici olma yolunda son derece iyi niyetlerle çıktığınız bu yolda kendinizi tüm hataları üstlenirken buluyorsunuz.

Çok fazla kusura bakmayın demenin taşıdığı en büyük risk insanların size duyduğu güveni zedelemek. Üzgünüm derken vücut dilinizi bir düşünün: Omuzlar düşük, gözler aşağıya bakıyor, yüzünüzdeki her mimik moralinizin bozuk olduğunu gösteriyor. Hele ki sıklıkla özür diliyorsanız, takımınız sizin bu üzgün umutsuz halinizi sıklıkla görüyor. Neden kendinize böyle bir şey yaparsınız? Neden takımınıza güven aşılayacağınıza güvensizlik, umutsuzluk, mutsuzluk sinyalleri veresiniz? Peki, sorumluluğu alıp özür dilemekten daha etkili bir yaklaşım sergileyebilir misiniz?

Fast Company’de Judith Humphrey’nin “Four Times You Shouldn’t Apologize (Including When It’s Your Fault)” başlıklı makalesinde özür dilenmemesi gereken dört durumdan bahsetmekte. Hatta bu durumlardan bir tanesi, haksız olduğunuz halde özür dilememenizi şiddetle tavsiye ediyor.

1. Topluluk önünde konuşmadan hemen önce….

Bazı insanlar konuşmak üzere topluluğunun önüne çıktıklarında konuşmalarına başlamadan önce özür dilerler. “Sizi pazar analizinin detaylarına boğacağım için üzgünüm.” “Pardon, konuşmacı arkadaşımın söylediklerine birkaç yorum yapmak istiyorum.” Ya da toplantıdasınız ve biraz önce konuşulan konuya geri dönüp bir alana dikkat çekmek istiyorsunuz: “Afedersiniz sizden birkaç slayt önceye gitmenizi rica edeceğim.” Tüm bu örneklerde neden özür diliyorsunuz belli mi? Kibar olmak için mi? Birilerini rahatsız ettiğiniz için mi? Sunumun akışını veya toplantının süresini uzattığınız için mi? Kimse bilmiyor. Aslında kullandığınız özür kelimeleri sadece söze başlamak için bir bağlaç görevi görüyor, o kadar. Doğrudan söz alın ve konuya girin. Gereksiz kelimelere hele de özür kelimelerine yer vermeyin. Sizi güçsüz, ne dediğini tam bilmiyor gibi göstermekten başka işe yaramayacaklardır.

Özür dilemeye o kadar alışmış bir toplumun parçasıyız ki… çoğumuz telesekreter mesajımızda orada olmadığımız için üzgün olduğumuzu söylüyoruz. Neden o an evde veya iş yerinde olmadığın için üzgün olasıniz ki? Muhtemelen telefon beklemekten daha önemli ve daha enteresan işleriniz var… ne mutlu size!

2. Kendinizden emin değilseniz….

Bilinçli olarak veya bilinç altının bir oyunu olarak, sürekli özür diler modda olmak diğer insanların beklentilerini karşılayamadığınızı işaret edebilir. Örneğin, bir toplantıya geç gelen kişi otomatik olarak “kusura bakmayın geciktim” der. Tamamıyla diğerlerine duyduğunuz saygıdan ya da onları bekletmiş olmaktan duyduğunuz suçluluk toplantıdakilere olumsuz ve kafa karıştırıcı bir mesaj olarak gidecektir.  

Tabii ki bir yandan çalışma arkadaşlarınızın zamanını aldığınız için özür dileme gereği duyarsınız ancak bu durum aynı zamanda sizin çok meşgul olduğunuzu, bir toplantıdan diğerine koştuğunuzu ve zamanınızın kısıtlı ve değerli olduğunu gösterir. Kendinizi sürekli aranan bir insan olarak konumlamanızda ne gibi bir sakınca olabilir ki? Sadece şöyle deyin: “Beklediğiniz için teşekkür ederim. Sizi planladığımızdan daha uzun bekletmeyeceğim, hemen konuya girelim.”

Sunumunuz planladığınız süreyi aştı mı? Hayır, “Birkaç slaytım daha var kusura bakmayın” diye hemen özür dilemeye başlamayın. Eğer sunumunuzun gereğinden uzun sürdüğü ve son slaytların çok da önemli olmadığını düşünüyorsanız sunumunuzu hemen orada sonlandırın. İnsanları bekletmekten, canlarının sıkılmasını ve bir sonra yapacakları işleri planlamaktan alıkoymuş olursunuz.

Hiç mi özür dilemeyeceğim; kusura bakma, üzgünüm demeyeceğim diye düşünüyor olabilirsiniz. Öyle zamanlar ve durumlar olacak ki özür dilemeniz gerekecektir. Gerçek anlamda af dilemeniz gerektiğinde özür dilemek şarttır. Ancak özür dilemeyi gündelik kelime haznenizde en çok kullandığınız kelimeler arasına alırsanız, kelimenin anlamını boşaltırsınız, lafın gelişi ağzınızdan çıkan gerçek anlamında kullanmadığınız bir hal alır.

3. Kötü bir haber verirken…

Kötü bir haberi bildirmemiz veya bir gruba anons etmeniz gerektiğinde gayri ihtiyari ağzınızdan “Üzgünüm” kelimesi çıkar… Bu açılış kelimesiyle durumu daha da vahimleştirir, dinleyenlerin daha da kötü şeyler düşünmesine sebep olursunuz. Bazen de tam tersine durumun vahametini öyle hafifletir ki üzgün olmanız, verdiğiniz bilgi veya mesaj arada kaynar, iletilmez. “Üzgünüm müşterimiz yeni kampanya fikrimizi beğenmedi.” Haftalardır gece gündüz çalıştığınız projenin birden raftan kalktığını “üzgünüm” diyen yöneticinizden duyuyorsunuz… Üzgünüm deme tarzından kendisine vereceğiniz tepki veya sizde uyandırdığı duygu kendisini nasıl algıladığınızla yakından ilgili olarak değişecektir. Kızgınlık, alay ediliyormuş hissi uyandırabilir. “Bu haberi size vermekten dolayı çok üzgünüm ancak şirketimiz kemer sıkma politikasına gidiyor ve her birimden birkaç arkadaşımızla yollarımızı ayırmak durumundayız.” İşini kaybeden biri için o üzgünüm kelimesinin işi nasıl dolar bilinmez…

Aslında işin özü şudur ki hiçbir özrün kötü haberi hafifletmeye gücü yetmez. Dolayısıyla, laf kalabalığı yapıp lafı dolandırıp, söylenmesi gerekeni söylemek yerine kişinin az ve öz şekilde doğrudan mesajı verip, yöneticilerin ve mentorların daha sonraki adımlarla ilgili yol göstermesi daha büyük anlam taşır.

4. Hata sizinse…

Bazen de o özrün içi boş değildir. Gerçekten bir hata yapılmıştır, bir söz tutulmamıştır, hatanın sahiplenilmesi ve özür dilenmesi yerinde olacaktır. Bu gibi durumlarda sorumluluk alınması şarttır. Humphrey Fast Company’de yayınlanan yazısında sorumluluk aldıktan sonra özür dilemenin gene de en iyi çözüm olmadığını savunur. Peki, ne yapmalı?

Size verilen teslim gününde işinizi yetiştirmeyeceğinizden eminsiniz çünkü proje beklediğinizden çok uzun zaman alacak. Patronunuza “Üzgünüm söz verdiğim gibi salı sabahına o sunumu yetiştiremeyeceğim” demeli misiniz?” Hayır dememelisiniz, en azından kötü haber verir gibi değil. “Salı günü sunum hazır olacak diye konuşmuştuk ama beklediğim birçok bilgi pazartesiye kadar elime ulaşmayacak gibi duruyor ve bu bilgiler kesinlikle sunumda olmalı. Dolayısıyla, hafta sonuna kadar sunumu tamamlamayı hedefliyorum. Ne dersiniz?” Daha olumlu bir tonda ve sebeplerini açıklayarak verdiğiniz cevap “Üzgünüm” demekten çok daha olumlu bir etki bırakacaktır.

Tüm bu durumlarda özür dilemekten daha etkili iletişim yolları vardır. Kendi kendinizi zayıf, sürekli özür dileyen bir konuma sokmayın. Empati kurun, karşınızdakini anladığınızı hareketlerinizle ve bulduğunuz çözümlerle gösterin, özürlerle değil.