Datassist’in katkılarıyla 22 Nisan 2014 tarihinde Dünya Gazetesinde yayımlanmıştır.

Bilgi veren, eğlenceli, derdini anlatan ve akıcı sunumlara son! En berbat sunumu yapmak için işte bunları yapmalısınız (!)   
Birçoğumuz sıkıcı, yersiz veya kafa karıştıran sunumlar izlemiş, belki de bu kategoride değerlendirilecek sunumlar yapmışızdır. İzleyicilerine pek bir şey kazandırmayan sunumlarda çoğu zaman benzer özellikler bulunur.

¨Gelmiş Geçmiş En Kötü Sunumlar¨ listesine üst sıralardan girmek istiyorsanız MindTools’un sıraladığı bu listedekileri uygulamayı deneyebilirsiniz. Ama sunumunuzu bilgi veren, motive eden hatta ilham veren bir konuşmaya dönüştürmek isterseniz bunlardan kesinlikle kaçınmalısınız.

1 Numaralı HATA: Yeterince Hazırlanmayın

Steve Jobs etkileyici bir konuşmacıydı. Konuşmaları son derece doğal, herhangi bir çaba gerektirmeyen monologlar olarak görülürdü. Oysa, her bir sunumun ardında Jobs’ın günlerce hatta haftalarca çalışması gizliydi. Siz siz olun Jobs’ı örnek almayın!
Özenli bir hazırlık sürecine girmeyin. Planlama ve hazırlıkla ne kadar zaman harcamanız gerektiği sunumdan sunuma, konudan konuya, kişiden kişiye değişiklik gösterecektir ancak berbat bir sunum için hazırlıkları son ana bırakmak en akıllıca yaklaşım olacaktır. İyi hazırlanarak berbat bir sunumu iyi bir sunum haline getirebilirsiniz. Sakın ha… Aceleyle hazırlanmak sunum gerginliğinizi de arttıracaktır. Az hazırlandığınızdan konuya hakim olmayacaksınız, konuya hakim olmadığınız gibi, kendinize güveniniz sallantıda olacak. Duruşunuz, konuşmanız, slaytlara aşinalığınız hep berbat bir sunum yapmanıza destek olacaktır.

2 Numaralı HATA: Mekan ve Ekipmanı Tanımayın

Bir saat sonra sunumunuz olduğunu farz edin. Sunum yapacağınız salona geliyorsunuz ve korktuğunuz başınıza geliyor projektör dizüstü bilgisayarınızla çalışmıyor. Üzerinde saatlerle çalıştığınız slaytların hiçbir değeri kalmıyor. Tam bir kabus!
Böyle bir kabus yaşanmamalı. Neden bir saat önce sunum salonuna gidiyorsunuz ki? 5-10 dakika yeterli. Zaten ekipman çalışmıyorsa yapacak bir şey yok. Boşuna germeyin kendinizi. Aksilikler sizi bulacaksa bulacak zaten. Temkinli olmak mı? Bir gün öncesinde sunum yapacağınız yeri ziyaret etmek, ekipmanı test etmek, problem varsa, başka bilgisayar tedarik etmek veya sunumu flaş diske kaydetmek gibi alternatif çözümler geliştirmek. Bunlar berbat sunumun ana düşmanları. Ne gibi aksilikler olabilir diye düşünüp kafanızı boşa yormayın.

3 Numaralı HATA: İzleyicilerinizi Yok Sayın

Bazen sunum yapanlar sunumlarının içeriğine o kadar kaptırırlar ki, izleyicilerinin ihtiyaçlarını görmezden gelirler. Oysa, sunumun başarısını da başarısızlığını da belirleyecek olan izleyicilerdir, onları sıkılmış, bunalmış, uykusu gelmiş mi görüyorsunuz? Berbat bir sunum için doğru yoldasınız.

Sunumunuza kimin sözünün geçtiğini, kimin ihtiyaçlarının ön planda olacağını hissettirerek başlayın. (İpucu: SİZ) Önünüzdeki 15 dakika sadece size ait. İster slaytlarınızla ilgili konuşursunuz, ister konuyu derinlemesine anlatırsınız, isterseniz 1950’lerde çekilmiş bir belgesele yer verirsiniz… Patron sizsiniz.

İzleyicilerin canı sıkıldı diye kendi rotanızı sakın değiştirmeyin. Ne konuşmak istiyorsanız onu konuşun.

4 Numaralı HATA: Anlaşılamaz İçerikler Kullanın

Sunumlarda amaç sizin ne kadar bilgili olduğunuzu izleyicilerinize kanıtlamaktır(!) Onların konuyu anlayıp anlamamaları çok önemli değildir. Ancak anlattıklarınızın onlara basit gelmemesine özen göstermelisiniz. Böyle bir durumda izleyicileriniz sizin bilgilerinizden kuşkuya düşebilir. Dolayısıyla, hedef kitlenize göre, söyleminizin tonunu ayarlayın. Hedef kitlenizi üstün körü araştırmanız yeterli. Neden sizi dinlemeye geliyorlar? Konunuz hakkında ne kadar bilgililer? Ne öğrenmek için sizi dinleyecekler? Karşınızda konudan haberdar olmayan bir grup mu var? Yoksa konunun farklı alanlarında uzman bir kitle mi?

Berbat sunumunuzun başarıya ulaşması için; konuyu hiç bilmeyenlere profesyonel seviyede, uzmanlık seviyesindekilere de alanları olmayan konularda sunum yapın. Sunumun sonunda herkesin sıkıntıdan patladığına emin olun.

5 Numaralı HATA: Sunumu Gereksiz Bilgilerle Doldurun

Kısa ve net sunumlar izleyicilere bu mudur yani? Bu kadarını ben de yaparım… hissini verir. Oysa, sunumunuzu dinleyenlerin ¨Vay, vay, vay.. pek bir şey anlamadım ama adam gerçekten konunun ehli¨ demesini istersiniz. Bunun sırrı sunumu sözcüklerle doldurmaktan geçer. Ne kadar çok sözcük, ağdalı ifade, spesifik jargon, az kullanılan terim… o kadar güçlü etki.
Sadece ana konularla yetinmeyin, maddeleri çoğaltın, her madde içinde kimseyi fazla ilgilendirmeyen detaylara yer verin. Bir mesaj değil, birçok mesaj verin, kim neyi alırsa… Sunumun sonunda insanların kafası karışmış olsun, bildiklerini unutsunlar, başları ağrısın.  

6 Numaralı HATA: Etkisiz Görseller Kullanın
Kötü slaytlar berbat sunumun olmazsa olmazıdır. Görseller yazıdan daha çok akılda kalır. Göz tırmalayan renklerle, lüzumsuz animasyonlarla ve okuması zor küçücük yazılarla hazırlanmış sunumlar sizi asla yarı yolda bırakmaz. Bol animasyon, konuyla uzaktan yakından alakası olmayan ancak herkesin kafasını başka yerlere götürecek kısa klipler çok önemlidir. Laf kalabalığının yeterince kafa karıştırmadığı yerde devreye sokulmalıdır.
Resimlerin kalitesine özen göstermeyin. Grafikler komplike bilgileri özetlemekte etkili olabilir ancak görselde detaylar okunaklı değilse, izleyiciler o slaytta kaybolur, keşke biraz daha iyi bir görüntü olsaydı da, yazıları okuyabilseydik derler. Bu tür temenniler dinleyicileri sunum yapan size daha da yakınlaştıracak, aranızda duygusal bir bağ oluşacaktır. Bazıları sizi profesyonel görmeyecekse görmesin…. Unutmayın herkesi memnun edemezsiniz….

7 Numaralı HATA: Anlatımı Karmaşıklaştırın

Karmaşık, cafcaflı, rengarenk… Bu kelimeler berbat sunumunuzu tanımlamalı. Çok fazla bilgiyi slaytlara sıkıştırarak dinleyicileri yorarsınız, yorulmuş kitle sizi kayıtsız şartsız dinler.
Slaytlarınızı 3-4 maddeyle kısıtlamayın, 10-12 maddeyi bir slayda sığdırın. Sunumunuz zengin görünür. Slaytları açar açmaz sizi dinlemeyen küçücük yazıları okumaya çalışan bir dinleyici kitlesi yüzünüze ilgiyle bakan dinleyicilerden iyidir.  Sunumunuz uzun olsun ama slaytlarda uzun zaman geçirme gereği duymayın, hızlı hızlı geçin. Detaylı grafikleri kendi bildiğiniz gibi okuyun, kimseye kendi kendine okuyup sonuç çıkarabileceği zamanı vermeyin. Eğer dinleyicilerinizi yeterince sıktığınızı düşünmüyorsanız, arada başınıza gelen garip ve sıkıcı olaylardan bahsedin. Bu hikayelerin ille konuyla ilgili olması da gerekmez. Yeni bilgileri bir öğretmen havasında, konu hakkında tek bilgi sahibi insan olduğunuzu vurgulayarak aktarın.

8 Numaralı HATA: Çok Hızlı Konuşun

Günümüzün büyük bir bölümünü konuşarak geçirmemize rağmen, bir dinleyici kitlesine konuşmanın ne kadar farklı ve zor bir şey olduğunu unutmayın. Bu zorluğu aşmanın en pratik yolu hızlı konuşmaktır. Öyle hızlı konuşun ki, heyecanınızı sesiniz bastırsın, dilinizin sürçmesi veya sesiniz titremesi bu hızın içinde kaynasın gitsin. Hızlı konuşmak iyidir. İşinizi hızlı bitirirsiniz, zaman adeta daha hızlı akar geçer. Dinleyiciler sizi takip etmek için daha büyük çaba harcarlar. Birkaç mesajı kaçırırlarsa kaçırırlar sunumda verdiğiniz yüzlerce mesajı düşününce bunun lafı bile olmaz.

9 Numaralı HATA: Mümkün Olduğunca Sıkıcı Olun

Berbat sunumda konuşmacının konumu çok önemlidir. Kürsüye çakılı kalın, yerinizden hiç kıpırdamayın ya da hızlı konuşmanızla kendinizi daha rahat hissedecekseniz, sahnede hızlı hızlı volta atın, izleyicilerin başı dönsün! Bazıları Kürsünün arkasında rahat edebilirsiniz, ellerinizi koyacağınız yer belli, üstelik hafif kürsüye dayanıp kendinizi bilgisayarınızın arkasına gizleyebilirsiniz.  Kendi rahatınız herşeyin üzerinde. İlle de izleyicilerin sizi görmesi gerekmez!

Bir tiyatrocu gibi sahneyi kullanayım dediniz. Sunum sizin ne arzu ederseniz yapabilirsiniz. Ellerinizi ne yapacağınızı bilemediniz. Sağa sola sallayın volta atarken doğal görünür! Gerginliğinizi de dışarı atar sunum sonunda kendinizi rahatlamış hissedersiniz.

10 Numaralı HATA: Göz Teması Kurmayın

Tüm sunumu boyunca notlarına bakan veya bilgisayar ekranından gözünü ayırmayan birini dinlediniz mi hiç? Nasıl bir deneyimdi? Sıkıcı, sinir bozucu, konuyu dahi hatırlamadığınız bir sunum… İşte bu… Böyle bir sunumda en önemli tamamlayıcılardan biri de göz teması kurmamaktır.

Dinleyicilerinin gözünün içine bakmak onlarla kişisel bir bağ kurduğunuz anlamına gelir… Kurmayın! Sunum tek yönlü bir iletişim yoludur. Konuşmacı yani siz konuşursunuz, dinleyiciler dinler. Hayatta herşeyin karşılıklı olması gerekmez!

Ana Noktaları UNUTMAYIN:

• Berbat bir sunum ne pratik ne çaba ister.
• Hazırlıksız olmak veya yeterli hazırlığı yapmamak, izleyiciye uygun olmayan içerik sunmak ve açık ve net bir dille konuşmamak berbat sunum ilkelerinin başında gelir.
• Sunum öncesi planlama için zaman harcamak zaman kaybıdır.
• İçeriğiniz karmaşık ve uzun, görselleriniz düşük çözünürlüklü veya konuyla ilgisi olmayan ancak eğlenceli olmalıdır.
• Konuşmanızın tonu dinleyici kitlenizin bilgi düzeyinin üzerinde olmalıdır. Kimin konunun hakimi olduğunu gösterin onlara!

Bu yazı Dünya Gazetesi'nin Değişim Yelpazesi köşesinde 22.04.2014 tarihinde yayınlanmıştır.