Yıllar önce üniversite döneminden tanıdığım bir arkadaşım hayatı portre bir resme benzetmişti. Hepimize birer tuval ve belli malzelemeler verilmiş, çizmek ve boyamak için. Tuvali bitirmek için ise bir ömür. Zamanımızı kullanmaya önce eskizlerle başlıyoruz, çoğu zaman ilk denemeleri silip istediğimiz çizime ulaşana kadar uğraşıyoruz. Sonra boyaları elimize alıyoruz ve çizimi renklendiriyoruz. Bazen çıkan resmi beğenmeyip üzerine tekrar resim yapıyoruz. Çoğu zaman belli mihenktaşlarında (üniversiteyi bitirdiğimizde, işimizde önemli bir başarı kazandığımızda, çocuğumuz olduğunda, kendi şirketimizi kurduğumuzda vs.) resmin şekillenmesiyle gurur duyuyoruz. Zaman geçip emeklilik çağına geldiğimizde resmin sadece birkaç rötuşa ihtiyacı olduğunu görüyoruz. En azından planlanmış averaj bir yaşam bu şekilde seyrediyor, beklenmedik olaylar tamamıyla yolumuzu değiştirmediği sürece. Ve de ortalamada her birimize resmi bitirmek için 4000 hafta veriliyor.

4000 hafta. Bu dünyada 80 yaşına gelmiş bir insanın geçireceği süre. Oliver Burkeman, ölümlülere zaman yönetimiyle ilgili tavsiyeler yaptığı Sunday Times ödüllü yeni kitabında, önemli bir hatırlama yapıyor: yaşam zamanı iyi yönetip herşeyi içine sığdırmak olmamalı, bilakis yaşamımıza belli şeyleri sığdırabileceğimizin kabulünü yapmakla başlamalı zaman yönetimi. Bir diğer bakış açısıyla, neleri yapmayacağınızın kararıyla, neleri yapacağınıza karar veriyorsunuz. Yani, herşeyi yapmaya çalışıp hiçbir şeyi yetiştiremiyor hissine yer vermiyor, zamanınızı neye ayıracağınız konusunda bilinçli seçimler yapıyorsunuz.

Büyük resmi konuştuktan sonra, zaman yönetimi uzmanlarının asıl konsantre oldukları, günlük, haftalık, aylık aralıklara inmemiz gerekli. Yani, sözünü ettiğimiz portreyi oluştururken kullandığımız küçük fırça darbeleri, minik rötuşlar ve düzeltmeler.

Görece Zamanı Etkili Yönetmek

Zaman kavramı kendi ruh halimize ve zihnimize göre farklılık göstermekte. Sıkıntılı dönemlerde zaman durmuş gibi gelirken, yaş aldıkça zamanın daha hızlı geçtiğini hissediyor, arkadaşlarımızla keyifli bir zaman geçirirken zamanın nasıl geçtiğini anlamıyoruz. Bu gibi farklı zaman algısı işte geçirdiğimiz zaman için de geçerli. Yeni bir bilimsel çalışmanın bulgularına göre, yapılması gerekenleri planlamanın o görevleri ne kadar zamanda bitirmemiz gerektiği üzerinde etkisi var. Verimlilik üzerine yazan kişisel gelişim yazarlarının aksine, obsesif bir şekilde günün her dakikasını planlamanın yarardan çok zararı olabiliyor. Takviminizdeki her 5 dakikanın planlanmış olması size daha çok stres verdiği gibi, daha az işi tamamlayabiliyorsunuz.

Ohio Devlet Üniversitesi İşletme Profesörü Selin Malkoç’un araştırmasında, katılımcıları takvimlerine her planlamayı giren ve girmeyen olmak üzere, iki gruba ayırmış ve bu iki grubun zihinlerinin ve verimliliklerinin plan yaklaştığında nasıl etkilendiğini gözlemlemiş. Araştırmacılar, yaklaşmakta olan bir plan olduğunda, katılımcıların kendilerini acele etmeleri gerektiğini hissettiklerini ve de o zaman gelene kadar başka bir işe konsantre olamadıklarını göstermiş. Çalışma sırasında dahi, araştırmacılar katılımcılara başlamamıza 5 dakika kaldı dediklerinde, katılımcıların odayı dolaştığı veya yerlerinde oturup verimli hiçbiryer yapmadığı görülmüş. Oysa, araştırmacılar katılımcılara hiçbirşey söylemeden onları aynı 5 dakikada yalnız bıraktığında, çoğu emailine bakmış veya bir kitap okumuş, yani bu kısa zamanı daha verimli bir şekilde geçirmiş.

Takviminizi Rahat Bırakın

Çok planlı olmaktan doğan stresten dolayı planlarını yapamaz hale gelmek. Takvimine her bir toplantıyı ve yapılması gereken görevi titizlikle girenler için zorlayıcı bir durum. Tabii ki toplantılar ve sizin dışınızda kişilerin katılımını gerektiren etkinlikleri takviminize koymak durumundasınız. Zaman yönetimi gurularının bu noktadaki önerileri toplantıları mümkün olduğunca arka arkaya planlayıp günün bir kısmını takvimde boş bırakmak. Boş bırakılan zamanı da, dikkatinizi uzun süre toplamak istediğiniz projeler, yeni iş fikirleri ve inovasyonlara ayırmak.

Design thinking kavramının isim babaları IDEO’nun ortak kurucularından Tim Brown zaman yönetimi alanında yöneticilerin önceliğinin yeni projelerden çok, varolan işleri etkin bir şekilde tamamlamak olduğunu vurgulamakta. Şirketlerin çoğunda çalışanların zamanlarının %10’unu dahi yaratıcı projelere ayırmaları pek rastlanan bir durum değil. Oysa, IDEO’da çalışanlar zamanlarının %90’ını inovasyona adayarak, yeni projelerinin başarılı olma şansını maksimumda arttırmaktalar. Özetle, yeni bilimsel çalışma daha az aktivite, toplantı ve etkinliğin planlanlamanın sizi daha verimli kılacağını göstermekte.

Gündeminiz Olsun

Entrepreneur.com makalesine göre, Harvard Business School araştırmasında, borsaya kote en başarılı 27 CEO’nun, asistanlarının da yardımıyla, üç ay ve 60.000 saat boyunca zamanlarını ne kadar etkin kullandıkları etüd edilmiş. Bu CEO’ların başarılarının ardında ortak bir payda bulunmuş: gündemleri ve amaçları net. O amaçlarını gerçekleştirmeye odaklanarak yaklaşıyorlar zaman yönetimine. Gündemlerindeki belli projelere, belli süreçlere odaklanıyorlar ve kısıtlı zaman ve enerjilerine bu yöne veriyorlar. Bu sayede başarılı oluyorlar. Bu gündemlerini gelecek aylar veya yıllar şeklinde zaman odaklı hedeflere ve daha ucu açık önceliklere genişleterek başarılarını sürdürülebilir kılıyorlar.

Gündem ve amaç yaşam portresini tuvale dökmeden resmin malzeme seçimini, tonlarını ve nasıl bir çizim yapacağınızı belirlemek anlamına geliyor. Ancak farklı zaman aralıklarında, çizim yeteneğinizi geliştirmeli, en iyi malzemelere karar vermeli, tonları netleştirmelisiniz. Gönlünüze göre tamamlayacağınız portrelere!