Datassist’in katkılarıyla 24 Mart 2014 tarihinde Dünya Gazetesinde yayımlanmıştır.

Pareto prensibine göre, şirket kârlarının %80’i, müşterilerin %20’sinden gelir. Enerji, para ve zamanı tam performanslıkullanmak için kendi %20’nize odaklanmalısınız.

Balık olsanız sonsuz bir okyanusta mı yaşamak isterdiniz yoksa sadece belli türlerde 30-40 balığın olduğu bir akvaryumda mı? Bir yerde devasa uçsuz bucaksız derin soğuk sular diğerinde dört yanı camla kaplı sığ sıcaklığı ayarlanan su? Bilinmeyen bilinene karşı? Sınırsızlık sınırlara karşı? Vahşi doğanın tehlikeleri akvaryumunun güvenilirliğine karşı? Siz balık olsanız nerede yaşamayı tercih ederdiniz? Akvaryum mu? Okyanus mu?

Özgürlüğüne düşkün bugünün insanlarının çoğu okyanusu seçecektir. Varsın her yerden tehdit gelsin ben özgür olayım, istediğim gibi dolaşayım derin sularda diyecektir. Önceden belirlenmiş sınırlar içinde tutuklu kalmak istemeyecek okyanusu meydana getiren su damlaları kadar seçeneği olsun isteyecektir. Yani, seçim şansı verildiğinde refah içinde olan ülkelerin vatandaşları gibi özgür olmayı isteyecek, birçok seçeneğin arasından kendi istediğini yapmak isteyecektir. Peki, birçok seçeneğin varlığı insanın işini kolaylaştıracak mıdır? Kendini mutlu hissetmesini sağlayacak mıdır? Şüpheli…

Modern İnsanın Çıkmazı: Seçenek Enflasyonu

Modern toplumlar bugün her alanda bir seçenek enflasyonu yaşamaktalar. Bir iş adamının önüne çıkan fırsatlardan, bir ev kadının mutfakta işini kolaylaştıracak ürün ve hizmet çeşitliliğine, günlük bakım ihtiyaçlarımızı gidermek için bize sunulan sabun, krem ve diğer kozmetik ihtiyaçlarına kadar günlük hayatımızda evde ve işte sürekli seçim yapmak zorunluluğundayız. Bu durum işimizi ne kadar kolaylaştırıyor? Aksine zorlaştırıyor mu? Bileğimize tam oturan ne büyük ne küçük rengi ne çok gösterişli ne çok sönük saati almaya karar vermek için dükkanda 20 saati denemeniz mi gerekti? Sonunda size en uyan saati buldunuz içinize de sindi ama bir de kırmızı kayışlı saat vardı aklınızda kalan… Kararınızı verdiniz ama tam da tatmin olamadınız… İşte modern insanın çıkmazı…

Oysa bu seçimlerin bir kısmını bizlerden daha az seçeneği olan toplumlara geçirsek, biz daha az seçeneğimiz olmasından, onlar ise alternatiflerinin olmasından daha mutlu olabilirler. Aslında özünde seçenek fazlalığı içinde kaybolur neye konsantre olacağımızı şaşırırız.

Pareto Prensibiyle Odaklanın

Detaylara kaybolmadan büyük resmi görmek önemlidir. Büyük resme odaklanmak demek öncelikleri bizim için en önemliyi bilmek demektir. 80’e 20 Kuralı diye de sıklıkla bahsedilen Pareto Prensibine göre, çoğu olay için etkilerin % 80’i etki edenlerin veya sonuçların % 20’sinden kaynaklanır. Pareto prensibi iş yönetimi düşünürü Joseph Jurantarafından geliştirilmiş olmakla beraber,1900’lerin başında İtalya’nın % 80 arazisinin sahibinin nüfusun % 20’si olduğunu gözlemleyen İtalyan ekonomist VilfredoPareto’dan esinlenerek isimlendirilmiştir.

İş yönetiminde satışınızın %80’inin müşterilerinizin %20’sinden gelmesi kabul görmüş bir varsayımdır.Şirkete yapılan şikayetlerin %80’i müşterilerinin %20’sinden, satışların %80’i ürünlerin %20’sinden ve gene satışların %80’i satış ekibinin %20’sinden gelmekte. Yani, şirketlerin bu %20’lere odaklanıp karlılıklarını büyük oranda arttırmaları mümkündür.

Teknoloji alanında Pareto prensibinin uygulanmasında da doğru noktalara odaklanarak problemleri çözmek ve verimi arttırmak hızlı ve kalıcı hale getirilebiliyor. Microsoft’un deneyimine göre, yazılımlarda en çok şikayet edilen bug’ların %20’sinin temizlenmesiyle beraber, sistem hatalarının %80 oranında ortadan kaldırıldığı görülmüştür.

Çabalarınızı fark yaratacağınız yere odaklayın. Boşa zaman ve enerji harcamayın.

Bir şirket sahibi veya yöneticisi olarak kurumunuz için en fazla değer yaratacak konulara odaklanmanız gerekli. Zamanınızı sizi ileri taşıyacak konulara ayırın, diğer işleri çalışanlarınız arasında bölüştürün. Pareto prensibinin vurguladığı 80’e 20 kuralını odaklanmaya uyguladığınızda çabalarınızın %20’sinin elde ettiğiniz sonuçların %80’ine denk geldiğini göreceksiniz. Kısacası, yapmanız gereken size başarı getiren %20’yi saptamaktır. Geri kalan detayları bırakın başkaları düşünsün. Siz tüm zamanınızı ve düşüncelerinizi en önemli %20’ye odaklayın.

En Önemli %20’yi Belirlemek

Sizin için en çok değer yaratan %20 nedir? Geçen sene cironuza en büyük katkıyı sağlayan ve şirketinizi ileri götüren en önemli projeler nelerdi? Bu projelere sizin ne kadar katkınız oldu? Projelerde sizinle beraber kim aktif rol aldı ve iyi bir iş çıkardı?

Bu sorular size önceliklerinizi ve size en büyük yararı sağlayan işleri saptamanızı kolaylaştıracaktır. En önemli işlerin neler olduğunu saptamak için eleme yöntemine de başvurabilirsiniz. Zaman alan ancak fazla değer yaratmayan işleri ortaya çıkarın ve eleyin. Örneğin, başka birine saat başı para ödeyerek yaptırabileceğiniz işleri bırakın başkası yapsın. Böyle basit ve zaman alan işlerle uğraşmak yerine konsantrasyonunuzu para getiren işlere verin.

İşleri Nasıl Delege Etmeli?

İş bölümü yapmak bazı girişimcilere ve patronlara zor gelir. Herşeyi kendileri yapıp işe hâkim olmak isterler. İşleri yakından takip etmek çok önemlidir ancak kişinin bilfiil yapması şart değildir. Eğer çok detay gerektiren işlerle fazla zaman kaybederseniz, ana faaliyet alanınıza odaklanmaya zamanınız ve enerjiniz kalmaz. Steve Jobs, Bill Gates, Richard Branson gibi dev iş adamlarını düşünün. Jobs’ın iPod’un prototipini baştan sona kendi yapması mümkün mü? Veya Gates’in Microsoft yazılımlarının tümünü kendinin kodlaması? Peki ya Branson’un 50 küsur şirketi kendi başına yürüttüğünü?

İş bölümü yapmadan, yöneticilerine yetki vermeden işlerini bu kadar büyütmelerine, devasa boyutlara gelen şirketleri için başarılı kararlar almalarına imkan yok. İş bölümünün dezavantajları yok mu peki? Tabii ki var; işi doğru insana vermediğiniz takdirde o işin layıkıyla yapılmaması veya hiç yapılmaması riskiyle karşı karşıya olursunuz.

İş bölümünde bu 5 esasa dikkat edin

1.İşi doğru insana verin

Kişi sizin şirketinizde çalışıyor olabilir veya dışardan destek aldığınız bir hizmet sağlayıcı olabilir. Doğru insan görevi yerine getirecek bilgi ve deneyime sahip, işini zamanında tamamlayacak disiplinde bir profesyoneldir.

Çalışanlarınızın günlük ve haftalık görevlerini takip ederek hangi görevleri kime vermenizin doğru olacağını kestirebilirsiniz.

2.Projeyi net bir şekilde anlatın

Yapılması gereken görevi net bir şekilde aktarın. Görevin kapsamı nedir? Beklenen sonuçlar nelerdir? Ne zaman tamamlanması gerekiyor? Neden proje şirket için önem taşıyor? Eğer projeyi birine verirken gerekli açıklamayı yapmazsınız sadece bunu şu tarihte tamamlamanı istiyorum derseniz, teslim ettiğiniz kişiye haksızlık yapmış olursunuz. Ne gibi bir işin sorumluluğunu aldığını, kendisinden nelerin beklendiğini bilmeden, kişinin başarılı olmasını beklemek doğru değildir. Ayrıca, işi delege ederken zaman ayırmamanız ne kişiye ne de projeye gerekli değeri vermediğinizi işaret edecektir. Çoğu zaman da bu iletişimsizlik sonuçlara yansıyacaktır.

3.Nasıl bir planlama gerektiğini tartışın

Çalışanınızın işi yaparken nasıl bir plan izlemesi gerektiğini net bir şekilde konuşmakta yarar var. İşin tamamlanmasında nasıl bir yol izlenmeli? Ne sıklıkta raporlama yapılmalı? İşler kesintiye uğradığında kime başvurmalı? Kısacası, işin yapılışı ve raporlamasını nasıl gerçekleştirmeli? Mükemmeliyet detaylarda gizlidir unutmayın.

4.Çalışanınıza planı tekrar ettirin

Karşınızdakinin sizi en iyi şekilde anladığını görmek için anlattığınız planı tekrar ettirin. Neyi nasıl yapması gerektiğini çalışanınızın net bir şekilde anladığından emin olun. Birçok insan sizi dinleyecek tamam anladım diyecektir ancak tekrar etmelerini istediğinizde yapmaları gerekeni tam olarak anlamadıklarını veya yanlış anladıklarını görürsünüz.

5.İlerlemeyi takip edin ve geribildirim verin

Belli bir sürede tamamlanması öngörülen işlerde takip kilit önem taşır. Gelişmeyi takip etmek ve süreçlerin içinde geribildirim vermek projenin gidişatını olumlu yönde etkileyecektir. Belli ara hedeflerin önceden belirlenmesi ve doğru ilerlendiğine dair parametreler oluşturulması takibi kolaylaştıracaktır. Yönetici olarak bu ara hedeflerin tamamlanması gereken tarihleri ajandanıza not edin ve zamanında takip edin. Eğer bir terslik veya gecikme varsa, o anda bilginiz olsun. Böylelikle çok geç olmadan çalışanınızı uyarabilir, ona problemleri gidermesi için öneriler getirebilirsiniz. Sağlıklı bir süreç yönetimi için ara hedef tarihlerinin yaklaşmasını beklemeyin, çalışanınızla sürekli bir diyalog sağlayın.

6.Performans değerlendirin

Etkili bir iş bölümünün sonuncu adımı performans değerlendirmesidir. Birçok patron ve yönetici bu kritik safhayı atlar ve bunun sonucunda sorunlar yaşarlar. Birine ilk kez bir iş verdiğinizi düşünün ve o kişinin size B kalite bir iş teslim ettiğini varsayın. Bir daha bu kişiye iş verdiğinizde ne olacak dersiniz? Bu kişi size gene B kalite veya daha da düşük kalitede bir iş yapacak. Yani, eğer işin sonucunda neleri daha iyi yapmasını beklediğinizi söylemezseniz yeterli bir iş yaptığını düşünecek ve bu şekilde devam edecek. Bir diğer bir örneği ele alalım. Bir çalışanınızı bir projenizde görevlendirdiğiniz ve çalışan öngörülen sürede çok başarılı bir iş çıkardı. Bu kişiye de açık ve net bir şekilde takdir ettiğinizi göstermelisiniz. Beklentilerin ve sonuçların her iki taraf için de net olması önemli. Böylece, bir işten sonra gelecek işlerde iki tarafın da memnun kalması daha olası hale gelecektir.

Bu yazı Dünya Gazetesi'nin Değişim Yelpazesi köşesinde 25.03.2014 tarihinde yayınlanmıştır.