Yazar: Ela Erozan Gürsel

İşinizi iyileştirmek için özgün fikirlere ve bunları ortaya çıkartmak için Beyin Fırtınalarına ihtiyacınız var. Her yeni fikrin çok kısa bir sürede kopyalandığı bir rekabet piyasası içinde ayakta kalabilmek için başka bir yol yok.

FIRTINA ÖNCESİ SESSİZLİK

Yazar: Ela Erozan Gürsel

İşinizi iyileştirmek için özgün fikirlere ve bunları ortaya çıkartmak için Beyin Fırtınalarına ihtiyacınız var. Her yeni fikrin çok kısa bir sürede kopyalandığı bir rekabet piyasası içinde ayakta kalabilmek için başka bir yol yok.

Şirket dinamiklerine hakim olan kadro ile yeni fikirler geliştirmek, ancak doğru yönetilen bir beyin fırtınası ile mümkündür. Beyin fırtınası iyi uygulandığı takdirde, ilk akla gelen fikirlerin ardından daha az belirgin fikirlerin ortaya çıkmasında etkili olur. Beyin fırtınası ilk kez 1953 yılında Alex Faickney Osborn’un Applied Imagination kitabıyla popüler hale gelmiştir. 10 yıldan fazla zamandır uyguladığı bu tekniğin kurallarını Osborn kitabında net bir çerçeveye oturtur. 4 temel prensip üzerinde durur Osborn: 1. Önyargıdan arınmak; 2. Birçok fikir üretmek; 3. Sıradışı fikirleri desteklemek; 4. Fikirleri birleştirmek.

Beyin fırtınası aslında sıklıkla yanlış anlaşılan ve uygulanan bir metot. Çoğumuz beyin fırtınasının normal bir konuşmadan farklı bir süreç olduğunun farkına varmıyoruz. Birkaç insanı bir odaya topla ve geyik muhabbeti başlasın, bu rahat ortamda akla gelen tüm fikirler ortaya atılsın. Bu kadar basit değil. Beyin fırtınası oturumundan üretken fikirlerin çıkması için önsezilerle tahmin edilmesi güç, doğal olmayan kurallara sadık kalmak gerekebiliyor. Örneğin, katılımcıların önyargılarının önüne geçmeleri oldukça zor. Biri bir fikir ortaya atıyor, size ne kadar saçma gelse de, sizin bu fikri karalamamanız, ‘aptalca, saçma, yok artık…’ gibi yorumlarda bulunmamanız gerekli. Bazen de oturumun ortasında bir fikir çıkar, size göre problemin çözümü bulunmuş olur. O noktadan sonra bu konu üzerine düşünmek, fikir üretmeye devam etmek konusunda isteksiz olabilirsiniz. Her iki ihtimalde de beyin fırtınası toplantısına devam etmek esastır… kimi zaman uçuk kaçık fikirlere açık olup, hayal gücünüzü esneterek ve kendi kendinize koyduğunuz sınırlamalarınızı aşarak.

A’dan Z’ye Beyin Fırtınası’na hazırlık

Tom Kelley’nin The Art of Innovation kitabında beyin fırtınası oturumuna rehber olacak kuralları oluşturuyor. Beyin fırtınası oturumunun başarılı olması için seçilen odanın büyüklüğünün, mobilyaların, katılımcıların sayısının, profilinin, oturumun süresinin ve konu başlığının önemi var.

Beyin fırtınası odası nasıl olmalı?

Nasıl dans ederken alana ihtiyacınız varsa, fikir üretirken de geniş bir alana ihtiyacınız var. Ne kadar geniş ve boş alan o kadar çok sayıda farklı fikir. Fikir en iyi ayakta üretiliyor oturarak değil. İnsan ayakta ve hareket halindeyken daha enerjik hissediyor, fikirler de buna paralel bir şekilde akıyor, kişiler fikirleri değiştirmeye, yenilerini üretmeye, akıllarına gelen veya konuşulan fikirleri kullanarak yenilerini üretmeye daha açık oluyorlar. Oda hiç mobilyasız 4 duvar olabilir. Bu durumda duvarları ve pencereleri renkli post-it’leri yapıştırmak için kullanabilirsiniz.

Odada başka neler olabilir?

Konuşma ortamını teşvik eden araçlardan yararlanabilirsiniz. Kağıt ve kalem beyin fırtınası oturumunu kayda almak için gereklidir. Not alma işini sadece bir kişiye bırakmayın, herkes not alsın. Böylece, fikirleri ve konuşmaları bir kişinin tayin etmesine izin vermezsiniz. Aynı zamanda, birçok kişi oturumun başından sonuna elindeki kağıt kalemle aktif katılımcı olur.

Oturuma kimler katılmalı?

Beyin fırtınası oturumunun başarısında en belirleyici faktörlerin başında katılımcılar gelir. Katılımcılar rastgele seçilmemelidir. Katılan kişilerin konuya farklı perspektiflerle yaklaşan, farklı meslek, departman, bilgi birikimi ve deneyime sahip kişiler arasından seçilmesi önemlidir. Oturuma katılan kişiler konuyla ilgili nihai karar vericiler değildir. Ancak görüşleri teknik, ticari ve son kullanıcı görüşlerini yansıtması açısından son derece değerlidir. Oturuma davet ettiğiniz kişilere görüşlerine değer verildiğini, fikirlerinin yeni çıkacak ürünü etkileyeceğini dile getirin.

İdeal katılımcı sayısı kaç?

Beyin fırtınası oturumuna katılanların sayısı da önemli. Grubun insanların seslerini duyuramayacakları büyüklükte olmasını istemezsiniz. Diğer yandan da, grubun belli sayıda insanı biraraya getirmesi de önemlidir; çeşitli profillerden çeşitli fikirler, çeşit çeşit bakış açılarına ulaşırsınız. Bu konuda Facebook’un politikası kayda değer: İki pizzanın doyurabileceğinden büyük bir gruba hayır demeyi öğütler. Bu büyüklük optimum iletişim ve beraber çalışmanın sağlanması için ideal toplam katılımcı sayısı olarak değerlendirilir.

Konu başlığı ne olmalı?

Konu başlığı ile katılımcıların beynine net bir komut vermelisiniz. Cevap aradığınız soru ne çok geniş ne de çok dar olmalı. Örneğin; dünyadaki açlığı nasıl yeneriz? çok geniş bir soru. Ancak, bu sabah kahvaltıda ne yemeli? diye sorarsanız da çok dar olur. Öyle bir soru olmalı ki, aradığınız cevaba sizi götürmeli. Bunu yaparken de hayal gücüne olanak vermeli. Ali’nin doğum günü için ne yapalım? yerine bizi harekete geçirecek ve farklı şeyler düşündürecek şekilde ‘Ali’nin en çok hoşuna gidecek doğum günü kutlaması ne olabilir?’ Soru sorma şeklinde, kelime seçiminde yapılan ufak değişiklikler insanların düşüncelerine ve yaratıcılığına etki eder.

Nasıl başlamalı?

Beyin fırtınası oturumuna başlamak oldukça zor olabilir. Kişilerin günlük işlerini, sıkıntılarını, çözmeleri gereken kişisel veya profesyonel problemleri bir kenara bırakıp bambaşka bir fikre/soruya/çözüme odaklanmaları zaman alabilir. Kafaları boşaltmak ve kişileri özgür düşünme ve fikir üretmeye yönlendirmek için kısa ısınma egzersizlerine başvurabilirsiniz. Scrabbles’a benzer, belli harflerle kelime türetme oyunları, beraber şiir yazma veya ‘kulağı olmayan bir adama uygun gözlük üretme’ gibi çeşitli aktivitelerle kişilerin günlük düşünce akışlarından uzaklaşmalarını sağlayabilirsiniz. Bunları bir atletin koşmadan önce ısınma veya esneme hareketleri gibi, beyni oturuma alıştırdığınız uygulamalar olarak değerlendirebilirsiniz.

Altın Kurallar Neler?

– Kötü fikir yoktur

Kimse kimseyi eleştiremez. Fikirlerle ilgili yorum yapamaz. Ne kadar saçma, kötü, aykırı, ipe sapa gelmez fikir olursa olsun ortaya atılan. Amaç; yeni fikirlerin üzerine inşa etmektir. Her yeni fikre sıcak bakar, üzerinde bir süre çalışır, daha sonra yeni bir fikre geçersiniz.

– Çılgınca fikirleri destekleyin

Belki ele avuca sığmaz, kesinlikle uygulamaya geçirilemeyecek bir fikir. Kafanızın içinden bir ses ‘ÇOK SAÇMA!’ diye bağırıyor. Ancak fikir üzerine düşünüp konuştukça altından hiç düşünülmemiş farklı fikirlere ‘saklı hazinelere’ ulaşabilirsiniz. Burada yapmanız gereken mümkün olduğunca çok yeni fikir üretmektir. Hatta tersten gidip şöyle bir deneme yapın. Katılımcılardan ‘en kötü fikirleri üretmelerini isteyin.’ Çok farklı fikirler duymaya hazır olun.

– Bir kişi konuşur, diğerleri dinler

Bir kişi konuştuğu sürece diğerleri dinler. Herkes bir ağızdan konuşmaz. Bu şekilde herkes aynı sayfada olur. Birinin konuşması bitince diğeri o fikrin üzerine konuşmaya farklı açılardan konuyu ele almaya devam eder. Oturum yöneticisi, katılımcıları alternatif düşüncelere yönlendirmelidir. Bariz cevapları alternatif havuzunun içinden almalıdır. Bu sayede, herkes belirgin cevapların ötesinde düşünmeye, konulara farklı açılardan yaklaşmaya zorlanır.

– Zaman/mekan gibi kısıtlamaları marjinalleştirin

Çevreyi olağandışı hale getirin ki insanlar farklı düşünsün. Örneğin, bir oyun parkı tasarlamanız istendi. 100 yıl öncesinde veya 100 yıl sonrasında olduğunuzu hayal ederek tasarıma başlayın. Ya da mekanı tamamen farklılaştırın, örneğin, oyun parkını Mars’a taşıyın. Deniz altında oyun parkı tasarlasanız neler gerekirdi düşünün. Peki ya, 10 dolara sizden bir oyun parkı yapmanızı isteseler ya da tam tersi olsa 1 milyon dolarlık bütçeniz olsa, neleri farklı yaparsınız?

Oturum ne kadar sürmeli?

Üretken bir oturum en fazla bir saat sürer. Oturum başlamadan süresinin belirlenmesi en etkili yoldur. Katılımcıların birbirini tanıdığı hızlı bir beyin fırtınası oturumu 10-15 dakika sürebilir. Hiç oyalanmadan fikir üretme kısmına geçilir. Ancak ideal bir oturum 45 dakika ila 1 saat sürmelidir. Bu sayede, ilk aşamadaki fikirlerin ötesine geçilmiş, farklı fikirlerin ortaya çıkmasına imkan verilmiş olur.

Oturum nasıl sonlanmalı?

Beyin fırtınası oturumunu sonlandırdığınızda elinizde iki şeyin olmasını istersiniz. 1. Sonuç – yani hangi fikrin veya fikirlerin öne çıktığı; 2. Tüm konuşulanların/fikirlerin kayıt altına alınmış olması. Sonuç kısmında şunu unutmamak gerekli, beyin fırtınası oturumuna katılanlar ürün veya problemin çözümüyle ilgili son kararı verecek kişiler değildir. Ancak, oturumu bitirirken onların görüşlerini almak, en beğendikleri fikri paylaşmalarını istemek toplantının özetini çıkarmak ve en başarılı fikirleri öne çıkarmak için önemli olacaktır. En popüler 10 fikri oya sunabilir veya katılımcılardan farklı renklerle en etkili, en hızlı uygulanabilir veya en masrafsız çözümü işaretlemelerini isteyebilirsiniz.

En parlak fikirlerin vurgulanması kadar oturumda dile getirilen tüm fikirlerin kaydedilmesi kritik önem taşır. Kayıt altına almak, not almak, resim çekmek hatta videoya almakla mümkündür. Toplantıya dahil olmayan karar vericiler bu notlar üzerinden farklı fikirler çıkarabilirler, toplantı sırasında konuşulup fazla üstünde durulmayan bir fikirden bambaşka fikirler üretebilirler veya toplantı boyunca üretilen fikirlerden farklı projeler üzerinde çalışırken yararlanabilirler.

Beyin fırtınası arama toplantısı değildir

Beyin fırtınası zaman zaman arama konferanslarıyla eş anlamlı kullanılmakta. Kimi zaman beyin fırtınası arama konferansının bir bölümünü oluştururken, iki metodun yapılış amacı ve biçiminde belirgin farklılıklar mevcuttur. Avustralyalı bilim adamı Fred Emery tarafından geliştirilen arama konferansı ortak akıl yaratmayı hedefler. Katılımcıların aktif katılımıyla farklı görüşlerin tartışılmasına, yaratıcı stratejiler oluşturulmasıyla ortak bir plan geliştirilmesine zemin hazırlar. Beyin fırtınası oturumlarının aksine arama toplantıları karar vericilerin katılımıyla gerçekleşir. Beyin fırtınasında olduğu gibi, katılımcıların özgürce fikir yürütmesi, fikirden fikre atlayıp sürekli yeni fikirler inşa etmesi değil, inandıkları fikirleri karşılarındakilere anlatmaları ve bu fikirlere ikna etmeleri gerekir. Toplantı sonunda ortak bir sonuca, karara ulaşmak hedeflenir. Bu ortak karara ulaşabilmek için herkes konuşur, fikir beyan eder, konular artı ve eksileriyle tartışılıp kişilerin önerileri doğrultusunda problemlere ortak çözüm bulunur. Toplantı sonucunda amaç konsensüstür.

Değişim ve gelişim günümüz dünyasında kaçınılmaz. Buna ayak uydurmak için şirket yapı ve kültürüne en uygun metodu bulup uygulamalı. Beyin fırtınası da bu metotlardan en önemlisi, aksi halde başka fırtınalar kapınızı çalacaktır.

Bu yazı Dünya Gazetesi'nin Değişim Yelpazesi köşesinde 07.05.2013 tarihinde yayınlanmıştır.