Datassist’in katkılarıyla 19 Mayıs 2015 tarihinde Dünya Gazetesinde yayımlanmıştır.

Ofiste çalışmak kimin için daha zor? Esnek saatleri olan ev ofis çalışanı için mi? Yoksa uzaktan çalışan personelin yöneticisi için mi? Etkili çözümler üretilmedikçe, her ikisi için de…

Kendinizi ofis dışında çalışan bir profesyonelin yerine koyun: Bir sabah uyanmışsınız ve mesainize salonunuzdaki en rahat koltukta eşofmanlarınızla, kucağınızda dizüstü bilgisayarınızla başlamışsınız. Elinizde kahveniz yapılacaklar listenize hızla göz atıyorsunuz, gün içindeki önceliklerinizi belirliyorsunuz. Diğer yandan televizyonunuzu açıp önce haberleri dinliyor, daha sonra internetten en sevdiğiniz dizinin kaçırdığınız bölümünü açıyorsunuz. Kabarık iş listenizi en önemli işlerin altını çizerek sadeleştiriyorsunuz. İşte budur 8 saatlik iş, şimdiden 5 saate indi..
Şimdi sıra günlerdir ertelediğiniz ıvır zıvır kişisel işleri listelemekte.. Sonra evde yapmanız gereken işler var, araya onları da sıkıştırırsınız nasılsa günün içinde… Arkadaşlarınızla uzun telefon konuşmaları, farklı cafelerde, restoranlarda yemekler, tamamıyla kontrolünüzde olan zaman da cabası…

Belki bu senaryo evde hiç çalışmamış birine veya sizin her zaman daha çok iş yapmanızı isteyen patronunuzun aklındaki ‘evde çalışma’ rutini olabilir ancak evde çalışanlar için gerçek senaryo bambaşkadır. Bir yandan esnek çalışma ortamının ve saatlerinin kolaylığını yaşarken, diğer yandan günlerini nasıl daha etkili düzenleyebileceklerini, kendilerini çalışmaya odaklayabileceklerini düşünürler. Evde rahat bir ortamın olması ilginç bir şekilde önlerindeki en büyük engellerdendir. Rahatlık insanın öz disiplinin önüne geçebilir. Teslim tarihlerini esnetmeye çabaları içine girmek, gün içinde saat konsepti olmadan düzensiz çalışmak her insana uygun çalışma şartları değildir. Evde çalışanların kendilerine daha katı kurallar koymaları ve zaman içinde bu kuralların dışına çıkmamaları için çaba harcamaları şarttır. Evinizin bir odasını sadece çalışma alanı olarak konumlandırmakla işe başlayabilirsiniz. Böylelikle, o odada veya masada kendinizi iş yapmaya koşullandırmış olursunuz. Uygun ortam yaratmak ve evde çalışmayı yapılabilir kılmak çalışanın kendi kendine oluşturduğu bir düzendir.

Uzaktan çalışmanın yürütülebilir olması için sırf esnek çalışan personelin isteği ve çabaları yeterli değildir, yönetimin de bu tür bir çalışma biçimine sıcak bakması ve şirket stratejilerini bu paralelde revize etmesi gerekmektedir.
Yöneticilerin görevi ise, uzaktan çalışmak isteyen çalışanlarına bu esnekliği tanımak ve onlara daha etkili performans göstermeleri için yollar göstermekle yükümlüdür. Evden çalışmayı olanaklı kılan proje yönetimi ve iletişim araçlarının iş yapış biçimi haline gelmesi ve şirket içi ve dışı iletişimlerde sürekli kullanılması şarttır.

Esnek Çalışanlara Şirketleri Nasıl Destek Verebilir?

İşte yöneticilerin evden çalışmak isteyen çalışanlarına yardımcı olmak ve daha başarılı işler çıkarmalarını sağlamak için yapabilecekleri.

1. Şeffaflık Önceliğiniz Olsun
Uzaktan çalışan bir ekibi yönetirken, projeler, görevler ve bireysel hedeflerin çok net ve açık bir şekilde herkes tarafından bilinmesi son derece önemlidir. Bu tür bir şeffaflığın sağlanması için, proje yönetimi sistemlerinin kullanılmasında yarar vardır. Böyle bir sistem sayesinde, çalışan her yerden projesini yönetebilir, yapılacakları, süreçleri ve teslim tarihlerini aynı doküman üzerinden takip edebilir, düzenlemeler yapabilir ve projeyi her aşamada yöneticileriyle paylaşabilir. Üstelik projeye dahil olan herkesin görebildiği sistemlerde, her çalışanın ne noktada olduğunu açık bir şekilde görmesi işlerin aralıksız ilerlemesini sağlayacaktır.

Bu gibi sistemler kullanarak yöneticilerin takımların ilerlemesini görmesi ve her bir çalışanı yükümlü olduğu sorumluluklar üzerinden kontrol etmesi mümkündür. Tabii bu herkese açık sistemlerin bir diğer artısı, ilgili kişilere projenin her aşamasını görme olanağı sağlamasıdır, nerede aksaklık olduğunu, kimlerin işlerini tıkır tıkır yaptığını an be an takip etmek mümkündür. Bazı çalışmalar bu açıklık sanal takımların ofiste çalışan takım arkadaşlara göre daha etkili bir şekilde çalıştığını göstermektedir.

TeamGant, Basecamp gibi proje yönetimi yazılımları, farklı takımların projelerin ayrı fonksiyonlarını yürütmesine ve işin bütününden olduğu gibi, detaylarını da görmesine olanak verir. İşlerin tamamlanmasını, farklı departmanların işin gidişatıyla ilgili bilgi sahibi olmasını sağlar. Bu tür araçlar planlama, geliştirme ve proje sonrası takip aşamalarında her departmanın rehberi haline gelir. Projenin A’dan Z’ye düzenlenmesinde ve takibinde ekibe destek olur. Ayrıca, Google Apps gibi araçlar sayesinde çalışanlar takvimden toplantı odalarının ayarlanmasına telefon konferanslarının yapılmasına, her türlü kaynağın herkes tarafından kullanılmasına olanak sağlar.

2. İletişimi Entegre Edin
Aynı ofiste yan yana çalışan iş arkadaşlarına kıyasla, sanal çalışanların sorularına cevap almaları veya net olmayan konuları kesinleştirmeleri çok daha zordur. Bu tür iletişim sorunlarının çözülmesi ve herkesin ofisin içinde ve dışında aynı sayfada olması için etkili bir iletişim yönetimin geliştirilmesi en öncelikli gerekliliktir.
Örneğin, birçok şirket MangoApps ve HipChat gibi sosyal intranetlerin ofis ve ofis dışı çalışanların birbirleriyle iletişimde olmasına kolaylık sağlayacaktır. Takım içerisinde herhangi birinin bir sorusu olduğunda kolaylıkla diğer takım üyeleriyle iletişime geçmesine ve sorularına hızla cevap bulmasına olanak verir. Çalışanlar arası kolay etkileşim işin sürdürülebilirliği açısında son derece önemlidir.
Bu gibi sanal araçların yanlış kullanıldığında şirketin üretkenliğini baltaladığı düşünülebilir. Raporlama çoğu zaman çalışanlara ekstra bir iş yükü yaratıyormuş hissi verebilir. Ancak doğru sistemin seçilmesi ve günlük işlerin bir parçası şeklinde kullanılmasıyla beraber şeffaflık çalışanlar için bir kazanım haline gelecektir. Sıkı çalışan ve işini iyi yapanlar bu sistemler sayesinde etkin çalışmalarının fark edileceğini bilirler. Üstelik sadece kendi yöneticileri değil, yöneticilerin yöneticileri hatta en üst düzey yönetimdekiler dahi istediklerinde kimin ne yaptığı bilgisine kolaylıkla ulaşabileceklerdir.
Ayrıca, çalışmalar evden çalışan birçok çalışanın kendilerini yalnız ve izole hissettiğini göstermektedir. Uzaktan destek verirken şirketin bir parçası gibi hissetmek, yönetime yakın olmak ve şirketin misyon ve vizyonuna uygun davranışlar sergilemek kolay olmayabilir. Fiziksel bir kopukluktan kaynaklanan psikolojik durum çalışma motivasyonunu doğrudan etkiler. Mesajlaşma uygulamaları ve entegre iletişim sistemleri takım elemanlarının birbirleriyle bağlantılı olmasını kolaylaştırır, çalışanların bir ofise ait olduklarını hissettirir.

3. İleriyi Düşünün
Kesinlikle, uzaktan çalışmaların zorlukları yok değildir. Ancak en çok karşılaşılan problemleri çözmek için basit stratejiler geliştirmekle evden çalışanların hayatını kolaylaştırması ve daha etkili bir şekilde çalışmaları mümkündür.
En belirgin sorunların başında fiziksel kısıtlamalar gelir. Örneğin, kötü internet bağlantısı. Yönetici olarak çalışanınızın internet bağlantısından emin olmalısınız, sorumlu bir çalışan hızlı bir internet bağlantısı olan bir yerde çalışmayı tercih edecek, evinde böyle bir imkan yoksa, hızlı internet bağlantısı olan mekanları tercih edecektir.

Burada çalışanın kafa yapısı çok önemlidir. Ne kadar çalışmaya niyetlidir bu kişi? Teknik sorunlar çalışmanın önüne geçebilir mi? Yoksa kişi sorumluluklarını yerine getirebilmek için ne gerekiyorsa yapmaya hazır mıdır? Çalışanın kafasında internet bağlantısının olmaması gibi zorluklar günü boş geçirmek için bahane haline gelmemelidir.

4. İletişimsizlik Çıkmazına Düşmeyin
Bir diğer önemli problem de iletişimsizlik veya karışık mesajlarla yürütülen iletişim engelleridir. Eğer e-mail ile iletişim yetersiz kalıyorsa, her zaman telefon, görüntülü Skype konuşması gibi alternatifler dikkate alınmalıdır. Google uygulamalarından Hangout yüzyüze gerçekleşen konuşmalara olanak verdiğinden, çoğu zaman problemleri çözecektir. Kişi tıkandığında, istenileni net anlamadığında, yandaki ofise gidip yöneticisine danışacağı gibi, kişi yöneticisine Hangout yoluyla ulaşacak ve beraber çözüm üreteceklerdir. Bazen işlerin arapsaçına dönmesini önlemek için yapmanız gereken tek şey 5 dakikalık bir telefon konuşmasıdır.

Bazen de konunun anlaşılmamasındaki en önemli etken görsel eksikliğidir. Ekran görüntüleri kullanılarak örnekler verilmesi çalışana yol gösterecek, yöneticinin tam olarak ne istediğini tarif eden rehberler oluşturacaktır.

Herkesin başka bir ekrana baktığı, bilgilerin, işlemlerin birçok farklı kaynaktan geldiği günümüzde rehber dokümanların ve örnek görsellerin önemi büyüktür.

Bu yazı Dünya Gazetesi'nin Değişim Yelpazesi köşesinde 19.05.2015 tarihinde yayınlanmıştır.