Datassist’in katkılarıyla 26 Mayıs 2015 tarihinde Dünya Gazetesinde yayımlanmıştır.

Silikon Vadisi’nin başarı sırlarını çözmeye ve kendi şirketinizde uygulamaya hazır mısınız? Yönetim biçiminizi yalın, etkili ve saydam hale getirecek yönetim sistemlerinden çıkarılacak dersler ve şirketinize kazandırılacak değerlerin olduğundan emin olabilirsiniz.

Google, Linkedin ve Zynga gibi şirketlerin ortak yönleri neler? Evet, hepsi Silikon Vadisi’nde faaliyet gösteren dev teknoloji firmaları. Ayrıca, yönetim şekillerini belirleyen, hedeflerini görünür ve iletişimlerini etkili kılan OKR (Objectives and Key Results – Hedefler ve Anahtar Sonuçlar) sistemlerinin en yaygın kullanıcıları.

OKR’leri başarılı yapan gizli güç aslında apaçık gözler önünde: Tüm takımlar ve çalışanlar şirketin hangi yöne gitmek istediğini hem büyük resim olarak, hem de detaylara kırılımlı bir şekilde görmekte, planlama yapmakta ve aksiyon almakta. OKR parametreleri bir hedefler listesinden oluşmakta. Her bir hedefin altında 3 ila 4 ana ölçülebilir sonuç belirlenmiş. 0 ile 1 arası bir puanlama sistemiyle çalışanların başarıları değerlendirilmekte ve tüm çalışanların erişebileceği bir platformda kaydedilmekte.

OKR sisteminin ilk versiyonları 1970’lerde kullanılmaya başlanmış, ilk kullanan yönetici İntel’in Başkanı Andy Grove olmuş. Yıllar sonra Google OKR’yi su yüzüne çıkarmış ve teknoloji firmaları arasında hızla popülaritesi yayılmış.

Tekniğin başarısı takdir ve övgüleri fazlasıyla hak ediyor. OKR, devasa işgücüyle etkili çalışmayı ve sürekli büyümeyi başaran Google’nin en büyük yönetim yazılımı desteği sağlamış. Zynga’nın en yakın rakibini yenmesini ve 1 numaralı IOS poker oyunu haline getirmiş. OKR sayesinde, Linkedin yönetimi odaklı çalışmalarını sürdürmeyi ve 20 milyar dolarlık bir şirket haline gelmelerinde rol oynamış. Ayrıca, adını daha az bildiğimiz birçok teknoloji firmasının büyüme aşamalarında OKR yol haritası olarak kullanılmış.

OKR’lerin Ana Kriterlerine Dikkat

Business.com’a göre, OKR’lerin yıllık veya çeyrek yıllık planlamalarında dikkat edilmesi gereken ana kriterler şöyle:
Hedefler ölçülebilir, odaklı ve anlamlı olmalı.

Bir çeyrek içerisinde 4 ila 6 OKR planlanmalı (bundan daha fazlası odaklanmayı ve kaliteli iş tamamlamasına tehdit oluşturabilir.)
Değerlendirme sürecini basitleştirin – zamanınızı ve enerjinizi hedefleri oluşturmak için harcayın. OKR puanlarının 0.6 ve 0.7 aralığında olması sizin hedeflerinizi yerinde koyduğunuzu gösterecektir. Eğer her çalışan 1 alıyorsa, hedefleriniz yeteri kadar zorlayıcı değil demektir. Eğer, tam tersi, herkes 0 ila 0.4 arası puanlardaysa, hedeflerinizde doğru yolda olmadığınız sonucu ortaya çıkacaktır.

OKR’lerinizi herkes tarafından görülebilir yapın ki herkes herkesin işini nasıl yaptığını görsün.

İnovatif OKR’ler Verimliliğe Verimlilik Katıyor

Silikon Vadisi’nde faaliyet gösteren BetterWorks iş verimliliğine yeni bir tanım getiriyor. Yatırımcılardan 15.5 milyon dolar toplayarak sosyal medya, fitness uygulamaları ve video oyunları üzerine ofis yazılımları tasarlayan şirket çalışanlarını motive etmek ve işlerini daha verimli bir şekilde tamamlamalarını sağlamak için sıradışı stratejiler uygulamakta. Kendi yazılımlarının yardımıyla, çalışanlar ve patronları kısa ve uzun soluklu hedeflerini kaydetmekte ve zaman içindeki gelişimi dijital panolarında herkesin görebileceği şekilde görünür hâle getirmekte. Bu sayede, herkes herkesin ne yaptığını nasıl çalıştığını açık açık görmekte ve birbirlerinin çalışmaları ile ilgili yorumlarını aynı platform üzerinden paylaşmakta.

Kartları okutarak şirkete girilip çıkıldığı, masanızdan ayrıldığınız her uzun ara için patronunuza bir açıklama yaptığınız bir düzenden, daha yumuşak, yalın ve şeffaf bir düzene geçiş olarak düşünülebilir bu dijital pano uygulaması. Her çalışan klasik şirketlerde olduğu gibi, işin kendine düşen bölümünü belli teslim tarihleri içerisinde tamamlamaktan, takımın diğer üyeleriyle uyumlu bir şekilde süreçleri yönetmekten sorumlu. Ancak bunu yaparken transparan bir yöntem kullanılmakta. Her çalışan kendi payını gönüllü bir şekilde sisteme girmekte ve sistem içerinde tüm çalışanlar arasında paylaşım sağlanmakta. Yapılan işlerin görünebilir olması takım üyelerini ve yöneticileri olumlu bir şekilde etkilemekte. Herkesin kendi başarılarını gösterebileceği, şirket içi herkese açık bir platform var. Bir diğer deyişle, kişi artık yöneticisinin kendisini yöneticilere övmesi veya tavsiye etmesini beklemesine gerek yok.

Şirket yapısı hiyerarşiden uzak, oldukça lineer. Takıma yeni giren en az deneyimli elemanın yaptıklarını en üst yönetimin görmesi ve takdir etmesi, daha da önemlisi yöneticilerin takdirlerini doğrudan işin sahibiyle paylaşmaları mümkün. Böyle bir düzen aslında motivasyonun ta kendisi haline gelmekte.

Silikon Vadisi yönetim tarzı diye bilinen OKR (Objectives and Key Results – Hedefler ve Anahtar Sonuçlar) birçok teknoloji firmasında şirket kültürüne yedirilmiş bir şekilde kullanılmakta. Aslında sistemin başarısı sosyal medyanın görünürlük ve etkileşim özelliklerini iş ortamına taşımasında gizli. Çalışanın motivasyonu, şirkete duyduğu bağlılık, şirkettekilerin kişiye duydukları saygı ve çalışanlar arası iletişim ile doğru orantılı. Son dönemde popülerlik kazanan Fitness uygulamalarında kullanılan ögeler çalışma ortamına uyarlanıyor. Örneğin, FitBit akıllı bilekliğin kaydettiği adımları günlük kayıtlar ve zaman içerisinde oluşturulan karşılaştırmalı verilerle görmek ve yaşamınızı daha sağlıklı yürütmek mümkün. Bu verilerin sizi daha sağlıklı olmaya itmesi tamamıyla sizin öz disiplininize bağlı. Oysa, öz disiplininizin sizi yarı yolda bıraktığı günleri azaltmak için sportif hedeflerinizi sosyal medya taşımanız ve FitBit’in kaydettiği en çok adım attığınız günleri arkadaşlarınızla paylaşmanız son derece etkili bir yöntem olacaktır. Nasıl ki spor yapmak bir iki arkadaşınızla hızla haftasonu rutini ve bir sosyalleşme olanağı haline geliyorsa, sosyal medya açılımı da kişinin başarılarını paylaşması, kendine yeni hedefler koyması ve arkadaşlarının takdirini kazanması için etkili bir yöntem.

İşyerinde kullanılan OKR sistemlerinde başarıları ‘Beğeni,’ ‘Alkış’ veya ‘Beğenmeme’ düğmeleri yardımıyla yapılan işleri sınıflandırmak ve işi tamamlayan başarılı çalışanları ödüllendirmek mümkün. Çalışanların kendi yarattıkları profil içerisinde oluşturdukları dijital ağaç tamamlanan hedeflerini ya da başarılarını gösterirken, diğer yandan da yarım kalan işleri veya zamanında tamamlanmaya projeleri yani verimliliğin hangi alanlarda düşük olduğunu göstermekte. Kişi kendi oluşturduğu profil üzerinden nasıl bir çalışan olduğunu tüm çalışma arkadaşları ve yöneticilerinin yorumları ışığında analiz edebilmekte.

OKR’ler Weiner için İlham Kaynağı Olmuş

Jeff Weiner Linkedin’in CEO’luğu görevine getirildiğinde, kurucu ve bir önceki CEO Reid Hoffman’a üç tane soru sormuş: “Nasıl karar almayı düşünüyorsun?” “Hangi kararları almalısın ve ben hangi kararları almalıyım?” Hoffman’ın cevabı basit ve net olmuş: “Bu soruların cevabı çok kolay. Top senin… onunla nereye koşacağına ve topu nereye atacağına sen karar verirsin.”

Linkedin OKR sistemini dünyanın dört bir yanında ofislerde çalışan personelini şirketin misyonuyla ve takımın geneliyle bağlantı kurmak ve misyonunu bireysel ve global takımlar bazında aksiyona çevirmek amacıyla kullanmaya başlamış ve sistem Linkedin’e büyük başarı getirmiş.

Weiner, OKR’leri daha geniş bir kapsamda tanımlamakta: OKR, kişinin veya takımın belirli bir süre içinde tamamlaması gereken bir görev veya görevler silsilesi. Bir görevi OKR olarak belirlediğinizde takıma o görevin önemini ve aciliyetini vurgulamış oluyorsunuz. Yönetimde ne kadar yukarda iseniz, OKR sizin için o kadar büyük önem taşımaktadır. Üst düzey yöneticilerin oluşturdukları OKR’lerde verilen mesaj şu: bu görevi tamamlamak şirket için öncelikli.
OKR’lerin orta soluklu hedefler olmasına dikkat edilmeli, ne haftadan haftaya değişen kısa hedefler ne de tüm bir yıla yayılan ucu açık teslim zamanları olarak görülmeli. OKR’lerin belli periyotlar içinde takip edilmesi en sağlıklı yöntem. Örneğin, Weiner yöneticileriyle gerçekleştirdiği haftalık toplantılarda taktiksel gelişmelerden bahsederken herkesin bireysel OKR’lerine değinmeye özen göstermekte. Bu toplantılar kimse tarafından aksaklıkların ortaya çıkarılması veya kimin suçu var saptanması gibi algılanmaz, kişilerin neyle uğraştığına dair detaylı olmayan bir değerlendirme oluşturur.
Gerekli gördüğünde Pazartesi ve Cuma günlerinde ayarladığı 1 saatlik periyotları takımına destek olmak amacıyla, çalıştıkları projelerle ilgili daha derinlemesine birebir ilgilenme fırsatı yaratmaktadır. Bu bireysel toplantılarda Weiner taktikleri stratejiden ayırarak, takımındaki her yöneticinin odaklanmasına ve doğru seyir içinde çalışmasına yardımcı olur. Weiner ayrıca haftalık yönetim toplantılarına biraz farklı bir yöntemle başlar. Metrikler üzerinden kantitatif değerlendirmeler yapmadan önce, her bir yöneticisinin haftalık başarılarına odaklanır. Toplantı odasındaki herkesten geçen haftaki en önemli başarısını anlatmasını ister. Böylece, toplantılar olumlu bir tonda başlar.

Weiner’ın Linkedin’de öncülük ettiği gibi OKR’ler şirket kültürünün önemli bir parçası olarak benimsendiğinde şirket geneline ve takımlara ve tabii bireylere kayda değer başarılar getirecektir.

Bu yazı Dünya Gazetesi'nin Değişim Yelpazesi köşesinde 26.05.2015 tarihinde yayınlanmıştır.